5 טעויות של ניהול משימות – ואיך פאוורלינק תעזור לכם להימנע מהן

משימות הן הדרך שלנו לגרום לדברים להתבצע. אנחנו מציבים יעד ומחליטים על דרכי פעולה, פסגות קטנות שצריך לכבוש בדרך לאותה מטרה ראשונית. אז למה למרות כל המאמצים והרצון להצליח, לעיתים קרובות מידי ניהול המשימות מקשה על קידום תהליכים ומכביד עלינו ועל הלו”ז העמוס ממילא. משהו פה לא נכון. אחרי שסבלנו מכך בעצמנו לא פעם, פרטנו את חמש הטעויות שכולנו עושים בניהול משימות והדרכים להפסיק לחזור עליהן אחת ולתמיד.

1. לא מעריכים נכון את כמות העבודה לעומת יכולת הביצוע

אנחנו יוצאים מנקודת ההנחה שאתם ממש מקצועיים במה שאתם עושים ולכן יכולת ביצוע משימה נקבעת על ידי שני גורמים עיקריים – זמן פנוי וכוח אדם זמין. כדי להביא את המשימה משלב ניהול משימות לידי ביצוע צריך קודם כל, להקדיש לה זמן. לצערנו ולשמחתנו, יש רק 24 שעות ביממה והגבלה לכמות המשימות שניתן לבצע בכל יום. לכן, יש להגביל כל משימה למסגרת זמן קבועה מראש. אם שעות העבודה הדרושות לכלל המשימות עולות על השעות הפנויות עבורכם ביום, אתם בבעיה. זה מוביל אותנו לטעות הבאה.

2. לא מצליחים להחליט על סדר העדיפויות

כבר ביססנו את העובדה שיש רק 24 שעות ביממה וכמות מכובדת של משימות לביצוע. לא את כולן תצליחו לסיים ביום אחד. לא לכולם תוכלו אפילו להתייחס ביום אחד. לכן, ניהול משימות באמצעות סדר עדיפויות היא הנכונה ביותר. לא מצליחים להחליט? הקדישו מעט זמן לכל המשימות בתחילה, ואז תוכלו לקבוע בצורה טובה יותר אילו משימות באות לכם יותר בקלות ואילו משימות דורשות מכם יותר זמן. תוכלו לתת מספר לכל משימה ולסדר רשימה שתציג בראשה את המשימה הדחופה ביותר. אם אתם עובדים בלוחות זמנים צפופים, תוכלו להגדיר רשימה שמציגה משימות על פי תאריך הסיום שלהם וכך את המשימה בעלת תאריך הסיום הקרוב ביותר תצטרכו לבצע ראשונה.

3. מנסים לעשות הכל בעצמכם

לא סתם החלטתם לגייס לעצמכם צוות עובדים או להצטרף כשותפים. חכמים מאיתנו כבר אמרו שלא טוב היות האדם לבדו, אבל משום מה אתם עדיין לא סומכים על אף אחד חוץ מכם. וותרו על חוסר הביטחון הזה, או אולי על הביטחון המופרז שגורם לכם להאמין שאתם לא צריכים עזרה וחלקו את העבודה בצורה הגיונית. כל רשומה בתוכנה לניהול עסק שלנו מקושרת למשתמש ספציפי וכך חלוקת העבודה הופכת לברורה ומוגדרת הרבה יותר.

4. לא מודעים למה שאחרים עושים

האצלת סמכויות וחלוקת משימות לאנשי הצוות היא הדרך הנכונה לניהול משימות, אין וויכוח על כך. אבל לעיתים גם אחרי חלוקת האחריויות בין העובדים, משימות רבות נופלות בין הכיסאות ונשכחות בדרך, נבלעות בין ים של משימות ודאגות אחרות. דברו עם הצוות שלכם באופן שוטף. צרו סביבה פתוחה לשאלות וביקורת ונהלו את כל המעקב בצורה מסודרת במערכת ה-CRM המרכזת את כל המידע שאתם צריכים במקום אחד. תוכלו לעקוב אחר השינויים וההערות בלוח העדכונים העסקי.

5. משאירים משימות פתוחות לנצח

כולנו נאלצים לעבוד במקביל בשלב כזה או אחר. אין ברירה, כאשר מספר משימות מקבלות רמת דחיפות זהה הן מתבצעות בו זמנית. דרך העבודה הזו מובילה משימות מסוימות אל גורל אכזר ולמעשה לא זוכות לקבל “וי” ברשימת המטלות לעולם. מתן תאריך סיום לכל משימה ומשימה בנפרד בהתאם למגבלותיה, יאפשר לכם בקרה מסודרת ויסייע בהשלמתן. בנוסף, תוכלו להשתמש במנגנון הפעמון, המזכיר לכם משימות שיש לסיימן היום, מחר והשבוע. לא רק זה, הפעמון גם מזכיר לכם משימות שעבר זמנן וטרם סימנתם אותן כמשימות שהושלמו.

ניהול משימות שגוי יכול להכביד על כולנו. המשימות והפגישות עוזרות לתהליכי העבודה לזרום בצורה נכונה ויעילה יותר ובסופו של דבר חוסכות לנו זמן וכסף. החשיבות שלהן היא עצומה ולכן יש לנו הפתעה עבורכם…שיפור במנגנון המשימות והפגישות במערכת שיהפוך את רצף העבודה של לפשוט הרבה יותר. מתרגשים? חכו לעדכונים נוספים…