איך לחזור לשגרת עבודה יעילה אחרי חופשה ארוכה

בין אם ניצלת את חופשת הפסח לנסיעה לחו”ל ובין אם החלטת להישאר בבית ולנוח, אנו מקווים שחזרת למשרד רענן ועם כוחות מחודשים.
מניסיון אישי שלנו ושל לקוחותינו, החזרה למשרד אחרי חופשה ארוכה עשויה להיות מעייפת במיוחד, לאור הצטברות של משימות ופניות במהלך ימי החופשה. לכן, אספנו עבורך חמישה טיפים חשובים שעשויים להקל עלייך לחזור לשגרת העבודה הקבועה שלך.

ישר קו עם צוות העובדים

קבע פגישה קצרה עם צוות העובדים שלך, מיד עם החזרה מהחופשה. בפגישה זו רצוי כי הם יציפו את המשימות שעל סדר היום של כל אחד מהם על מנת שתוכל לקבוע תעדוף חכם, על פי דחיפות וחשיבות. הפגישה הזו תמקד את צוות העובדים לגבי משימות שאולי נפלו בין הכיסאות מאז היציאה לחופשה. בנוסף, הפגישה תעזור לך להבין בצורה טובה יותר את סדר היום של העובדים והאופן שבו הם מתעדפים את משימותיהם ברמה יומית ושבועית.

הקדש זמן לקריאת מיילים חשובים (בלבד)

מי לא מכיר את הרגשת התסכול בניקוי תיבת הדוא”ל הנכנס של העסק, ביום שלאחר החזרה מחופשה ארוכה? בעוד שאנחנו מודעים לכך שמדובר במשימה שאי אפשר לוותר עליה או לדחות אותה, אנו ממליצים לבצע אותה בצורה ממוקדת ויעילה. נסה שלא להיסחף בקריאת כל המיילים החדשים בתיבת הדואר הנכנס, כולל הצעות של מבצעים או הצעות אחרות שנשלחו אלייך כחלק מרשימת תפוצה, אלא היצמד למיילים שנשלחו אלייך מלקוחות וספקים בלבד. עבור כל מייל שאתה קורא, שדורש המשך פעילות, פתח משימה עבורך או עבור העובד הרלוונטי, כדי שלא תצטרך לחזור ולקרוא את המייל בשנית.

תעדף את המשימות שלך

אחרי חופשה ארוכה, רשימת המשימות הפתוחות שמחכות לטיפולך כנראה ארוכה מהרגיל. בחן כל משימה לגופה והחלט אילו משימות חשוב שתסגור קודם ואילו משימות ניתן לדחות לימים הקרובים.
שים לב: באפשרותך להוסיף לתצוגת המשימות שדה שיעזור לך לסדר את המשימות ותעדופן, כמו שדה “עדיפות”.

אל תחשוש להעביר משימות הלאה

תקופה שבהן רשימת המשימות לטיפולך ארוכה במיוחד היא הזדמנות מצוינת ללמוד להאציל סמכויות ולהעביר הלאה משימות שלא דורשות את ההתייחסות האישית שלך. לאחר בחינה של רשימת המשימות שלך וחלוקתן למשימות חשובות ומשימות דחופות, נסה להעביר הלאה לטיפול את המשימות הדחופות שהחשיבות שלהן נמוכה יותר לטיפולם של אחרים.
שים לב: כדי להעביר במהירות ובקלות משימות מטיפולך לטיפולו של מנהל אחר בעסק שלך, שנה את ערך השדה “משתמש” למשתמש הרלוונטי אליו תרצה להעביר את המשימה.

נהל נכון את יום העבודה שלך

למרות הרצון לחזור לשגרת פעילות רגילה מהר ככל האפשר, כולל פגישות עם לקוחות חדשים וקיימים, חשוב לוודא שאתה מקדיש מספיק זמן לטיפול במשימות שלא הקדשת להן זמן במהלך החופשה. הגדר מספר שעות בתחילת או בסוף כל יום עבודה, בימים הראשונים שלאחר החזרה לשגרה, שיוקדשו להשלמת פערים ועבודה במשרד.
לסיכום, ניהול נכון של משימות הוא המפתח לחזרה תקינה לשגרה לאחר חופשה ארוכה.  אז קח נשימה עמוקה והתחל בתעדוף המשימות במקום להסתער על כולן בבת אחת. בהצלחה!

אודות המחבר

שיר וורובל

השאירו תגובה