טיפים לניהול יעיל של מוקד המכירות שלך

בתקופה האחרונה אני נתקל בשאלות רבות הנוגעות בניהול מוקד מכירות. לכן החלטתי לכתוב פוסט המרכז את היתרונות השימוש במערכת ה-CRM כאשר מנהלים מוקד מכירות.

תחילה חשוב להבין את מבנה מוקד המכירות ולאחר מכן את הפעילות של כל גורם במוקד ואת האופן שבו ניתן להשתמש במערכת ניהול הלקוחות על מנת לשפר ביצועים ולנהל את המכירות באופן יעיל יותר.

בכל מוקד מכירות ללא קשר לגודלו קיימים מספר גורמים קבועים המובילים את תהליך המכירות. מוקד המכירות בנוי ממספר רמות- נציגי מכירות, מנהלי צוותים ומנהל מוקד.

נציג המכירות 

הקשר הישיר מול הלקוחות מתבצע על ידי נציג מכירות, נציג שירות לקוחות או נציג תמיכה טכנית.באמצעות שימוש במערכת ניהול לקוחות עבודת הנציגים הופכת ליעליה ומהירה יותר. כל ליד שמגיע למערכת משויך לנציג ספציפי שעובד אך ורק על מאגר הלידים שלו. ניתן לעדכן ממקום אחד באופן מהיר את סטטוס הליד, לתעד הערות לביצוע ולשתף את מנהל הצוות במידע על איש הקשר. המעבר בין ליד לליד הוא פשוט מאד ללא צורך לצאת מכרטיס אחד על מנת להיכנס לכרטיס אחר, ניתן לדפדף בקלות ובמהירות בין רשומות ולאחר סיום שיחה עם לקוח פוטנציאלי אחד להתחיל שיחה חדשה בלחיצת כפתור אחת. בנוסף, קיימת אפשרות לחיבור למרכזיה טלפונית, פעולה זו תקפיץ מסך של פרטי איש הקשר שהתקשר במידה ופרטיו מעודכנים במערכת. פעולה זו חוסכת זמן רב של הכנסת פרטי המתקשר למערכת ומונעת היווצרות רשומות כפולות.

מנהל צוות

הממונה על צוות המכירות ושירות הלקוחות הוא אחראי משמרת/ אחראי צוות. תפקיד זה מורכב מביצוע בקרה על שיחות, מעקב אחר השלמת יעדים. כאשר מדובר במוקד השוכן במקום אחד חלוקת הצוות ברוב המקרים היא אקראית אך במוקד מכירות שטח חלוקת הצוותים ומנהלי הצוותים היא אזורית. באמצעות השימוש במערכת ה-CRM ניתן לקלוט באופן אוטומטי ריכוז גדול של נתוני לקוחות פוטנציאליים ולידים מתוך קבצי אקסל ולאחר מכן לבצע הקצאה אוטומטית לנציגים באופן שווה לכל נציג או בצורה ידנית על פי הקצב האינדיבידואלי של כל נציג. בנוסף לפעילות השוטפת של קליטת הנתונים וניודם ניתן לבצע בקרה אחר פעילות נציגי המכירות והשירות על ידי צפייה בלוחות בקרה שמאפשרים למנהל לקבל אינדיקציה לגבי קצב מכירות, הכנסות והשוואה בין פעילות נציג אחד לחברו.

מנהל מוקד

על כל אנשי המכירות וראשי הצוותים ממונה מנהל המוקד שתפקידו לבצע בקרה ולהציב יעדים לצוותי המכירות והשירות. עזר חשוב ומהותי בפעילות המעקב של מנהל המוקד הוא מערכת ניהול הלקוחות שמאפשרת לבצע מעקב צמוד אחר הפעילות במוקד מכל מקום ובכל שעה באמצעות שימוש באפליקציה לניהול הלקוחות וכן באמצעות צפייה בלוחות הבקרה השונים המציגים מדדי פעילות ברמת נציג, ברמת הצוות וברמת המוקד כולו.

כפי שציינתי קיימים יתרונות רבים לשימוש במערכת ניהול לקוחות במוקד מכירות. לחץ כאן לקריאה נוספת כיצד להעלות את המוטיבציה של אנשי המכירות שלך.