במסגרת העבודה בעסק שלי, אני נדרשת לבצע משימות רבות ולהיות בקשר עם ספקים ולקוחות באופן עקבי. בעבר הייתי מוצפת במטלות ולעיתים עשר דקות לפני סיום יום העבודה הייתי נזכרת בעוד כמה דברים ששכחתי לעשות באותו היום. חיפשתי הרבה זמן כלי שיעזור לי לעקוב ולבצע את המשימות שלי באופן יעיל ומהיר עד שמצאתי את הכלי של POWERLINK. היום יש לי כפתור אחד שעוזר לי לשלוט במשימות ולא שהן ישלטו בי, כפתור הפעמון.
כפתור הפעמון שנמצא בצד העליון השמאלי של המסך יראה לכם את כל המשימות והפגישות שלכם להיום, מחר ולכל שאר השבוע. כך בקלות תוכלו לדעת את כמות העבודה שנשארה לכם לאותו היום. לדוגמא שבוע שעבר היה לפני יום קצר וקל, ותוכננו לי שתי משימות בלבד. לכן במקרה זה הופיעו מספר המשימות שעליי לבצע באותו היום לצד כפתור הפעמון.
כאשר לחצתי על הפעמון יכולתי לראות פירוט של המשימות והפגישות לאותו היום. כך ידעתי כי באותו היום עלי להגיש הצעת מחיר בשעה 12:00 לשולמית אבנרי ולהציג את הפרויקט החדש שלנו בפגישה בשעה 16:00. ניגשתי אל המשימה הראשונה וכדי לבצע אותה אפילו לא נאלצתי לחפש את פרטיה של שולמית באנשי הקשר שלי או ברשימת הלקוחות. אלא פרטי ההתקשרות עימה הופיעו יחד עם שמה. כך בצורה פשוטה ומהירה יכולתי לדעת מה המשימה הקרובה שעומדת לפני, ולבצע אותה בצורה המהירה ביותר כאשר המידע הרלוונטי ניתן לי כבר בשורת המשימה. כמובן שאם הייתי צריכה מידע נוסף בקשר למשימה יכולתי ללחוץ על המשימה או על שם הלקוח ולקבל פירוט נוסף כמו סטטוס הלקוח או כל הערה נוספות שכתבתי לעצמי בעבר בקשר למשימה.
לאחר הגשת הצעת המחיר, הגיע החלק האהוב עלי, סימנתי V ליד המשימה והיא נעלמה מהרשימה. הפגישות שעומדות לפניכם באותו היום ייעלמו מעצמן לאחר סיום השעה אליה נקבעה. עם כל משימה שתבוצע ירד המספר ליד הפעמון וכך תדעו שעבודתכם נעשית ומתקדמת.
אפשרות נוספת שכפתור הפעמון מציע לי היא לדלג בין פירוט המשימות לאותו היום, ליום המחרת ואף לראות רשימת משימות ופגישות לכל השבוע הקרוב. כפי שמספר המשימות היומי יופיע ליד הכותרת “היום”, יופיעו גם מספר המשימות למחר וגם סיכום מספר המשימות השבועיות. כך כבר ביום ראשון יכולתי לראות את כל המשימות שעומדות לפני בשבוע הקרוב ולתכנן את עבודתי בצורה הטובה ביותר. בעזרת הפירוט השבועי אני יודעת לקבוע משימות נוספות לימים הפנויים יותר, ולהכין את עצמי כראוי לימים העמוסים.
כפתור הפעמון הוא כלי נהדר למי שכמוני, לא אוהב להיזכר במשימות ברגע האחרון ורוצה להיות בשליטה על העבודה שלו. הפעמון בעיקר מאפשר לי לוודא שכל המשימות נעשות וחשוב לא פחות, נעשות בזמן.
השאירו תגובה