ניהול משימות ופגישות מהיר באמצעות הסטרים: הסיפור האמיתי

לפני כשבועיים הכנסנו עדכון מערכת חשוב ומשמעותי בהתפתחות מערכת ניהול הלקוחות של Powerlink. אנחנו רוצים לשתף אתכם בדרך שעברנו בחצי השנה האחרונה שהסתיימה עם העלאת הגרסה החדשה.

הכל התחיל מההבנה שרוב המשימות והפגישות המנוהלות במערכת CRM קשורות בדרך זו או אחרת ללקוחות. האפשרות ליצור פגישות ומשימות מכרטיס לקוח כבר הייתה קיימת, אבל דרשה מעבר בין דפים וקטעה את רצף העבודה.

ניסינו למצוא דרך בה המשימות והפגישות ידברו עם כרטיסי הלקוח בצורה ברורה יותר. בחנו מגוון פתרונות ורעיונות ולבסוף החלטנו להוסיף את המשימות והפגישות לצד כרטיס הלקוח בצורה שתהיה ברורה ומובנת. כתיבת הערות, הוספת קבצים ושליחת הודעות SMS לצד כרטיס הלקוח כבר הפכו לעניין שבשגרה עבורנו ועבור כלל המשתמשים במערכת אך בכל זאת רצינו ליצור ממשק חדש ונוסף לאותן אפשרויות שישפר את מהלך העבודה.

לאחר שהחלטנו על דרך פעולה, התחלנו את התהליך בעבודת איפיון שכללה בחינה של הצורך והפתרון המוצע. “ידענו שאנחנו רוצים לקצר את הדרך ליצירת משימה ופגישה ולהטמיע את התהליך בכרטיס הלקוח אבל עדיין לא הצלחנו לדמיין איך זה יראה” משתף מנכ”ל החברה ומנהל הפיתוח, אמיר שגב. ברגע שהוספנו ללוח העדכונים שני כפתורים חדשים ראינו שכל הלוח זקוק כעת ליותר מקום מכיוון שהוא מכיל נתונים רבים יותר. לכן הוחלט להרחיב את השטח של לוח העדכונים ולבסוף גם לתת לו צבע שונה על מנת למנוע בלבול בין המידע המופיע בצד ימין לצד שמאל.

“המטרה הייתה להציג את הפעילות מול הלקוח בצורה ברורה וכמובן שהפגישות והמשימות הן חלק מזה”, אומרת מנהלת השיווק והמכירות נגה שרייר, שניהלה את תהליך האפיון שהקדים את פיתוח ה”סטרים”. “המטרה שעמדה לנגד עינינו כשהחלטנו לסדר את ה”סטרים” בצורת ציר זמן הייתה ליצור רצף מובן של ההתנהלות מול הלקוח”.

כשהכיוון היה ברור בתחום האיפיון, הסקיצות עברו לשולחן הפיתוח. “בתור התחלה, התלבשנו על מה שהיה קיים והוספנו את שני הכפתורים החדשים שלמעשה קיצרו תהליכים קיימים בתוכנה. כשהתחלנו לבנות דברים חדשים, לא יכולנו להתאפק וגם שיפרנו את הקיים” חושף המפתח הבכיר ב-Powerlink, אלון מועלם. “לדוגמא, במקום להוסיף קישור בכפתור ייעודי, שינינו את תיבת ההערה כך שתוכל לזהות קישור באופן אוטומטי,” הוא מספר וממשיך “בכפתור הקבצים הוספנו את האפשרות לגרירת קובץ ישירות לתוך התוכנה ללא לחיצה על כפתור. לא תכננו להכניס את השינויים האלה, אבל לא רצינו לפספס את ההזדמנות להטמיע שיפורים נוספים”.

פונקציות חכמות וכפתורים שעושים את העבודה הם חשובים, אבל לרגע לא זילזלנו בויזואליה של העדכון וחשבנו כל הזמן איך אנחנו יוצרים מסך נעים ונוח למשתמש. בתחילה ניסינו לשלב את צבעי פאוורלינק בצורה מעניינת אך צבעים רבים מידי הפריעו בעין ומשכו תשומת לב רבה מידי. לבסוף החלטנו להפוך את הכל לעדין כמה שיותר כדי לתת לתוכן ולמידע את הכבוד המגיע לו; השארנו הכל בצבעים עדינים ושמרנו על כלל האייקונים והסימנים בגודל מינימלי. “ברגע שהרחבנו את השטח של לוח העדכונים, היינו חייבים לסדר מחדש גם את הצד של טופס הנתונים בצד ימין”, אלון מרחיב ומפרט “שינינו את הנראות של הטופס כך שהשדות והכפתורים מימין יתאימו ל”סטרים” שהגיע משמאל”.

לבסוף, כשכבר היה לנו מוצר כמעט מוגמר, יצרנו סביבת בדיקות והתחלנו לעבוד על הגרסה החדשה של התוכנה בעצמנו. מצאנו את התקלות והבעיות הראשוניות שעלו ולאחר מכן שחררנו את הגרסה למספר מצומצם של לקוחות. הפידבק הראשוני היה קריטי ועזר לשיפור המוצר לקראת ההעלאה של הגרסה לקהל הרחב. קיבלנו תגובות וביצענו שיפורים אחרונים.

לאחר תהליך של כמעט חמישה חודשים, העלנו בשבוע שעבר את הגרסה החדשה. התרגשנו ושמחנו לשמוע את התגובות שלכם ביום ההשקה. בימים אלו אנו עובדים על עדכון נוסף שישפר את השימוש במערכת לגולשים בטאבלט ובמסכים ברזולוציה מתחת ל-1024 ויעביר את פרטי הלקוח והסטרים לתצוגה אנכית במקום אופקית.

אנחנו בטוחים שהגרסה הזו תסייע לכם לשפר את התהליכים בעסק שלכם ותהפוך את העבודה לפשוטה יותר.

עם השקת הגרסה, פנו כל האנשים שלקחו חלק ביצירת ה”סטרים” לדרך חדשה והם עובדים בימים אלו על שיפורים נוספים במוצר, ביניהם מעבר לשרתים חדשים וחזקים יותר, יצירת ממשקים חדשים ושיפורים נוספים. נשמח לשמוע את דעתכם על הגרסה החדשה ואת הרעיונות שלכם לשיפורים נוספים בהמשך.