כלים להצלחה: כך תבנו את לוח הבקרה המושלם

איך נראה לוח הבקרה המושלם? התשובה היא, שאין לוח אחד המתאים לכולם. כל משתמש זקוק למידע אחר ולניתוח שונה של הנתונים שלו. אז איך בכל זאת יוצרים לוח בקרה שיענה על כל הצרכים וישקף תמונת מצב עדכנית ורלוונטית לבעל העסק? נבדוק זאת באמצעות 3 שאלות חשובות.

 

מה אנחנו רוצים לבחון?

איך למעשה הגענו למסקנה שאנחנו זקוקים ללוח בקרה? מה היה הצורך שהניע אותנו לבנות אותו? אלו שאלות חשובות שיעזרו לנו להבין את הסיבה לשמה אנחנו בונים את הלוח וכך נאפיין אותו בצורה טובה יותר. לוח הבקרה יכול לסייע בתחומים שונים בעסק. ניתן למדוד בעזרתו מכירות ועמידה ביעדים, לבדוק את כמות הלקוחות החדשים בחודש מסוים או לבחון את השעות החזקות שלכם בהן לקוחות מרבים לפנות לעסק. לצורך הדוגמא, נחליט שלוח הבקרה שלנו מודד המרות של צוות מכירות.

מהם הנתונים החשובים לנו?

לפני שניגש למלאכת הבנייה נבחן את הנושא שבחרנו ונחשוב אילו נתונים מרכיבים אותו. במקרה הזה אנו רוצים למדוד המרות ממתעניין ללקוח. אילו נתונים ישקפו לנו את התשובה לשאלה הזו? הרי כרטיס לקוח כולל פרטים ונתונים רבים. נבחר מתוכו רק את אלו המעניינים אותנו במקרה הזה- תאריך יצירה, נציג מטפל ומקור הגעה. אלו הנתונים – שמות ומספרים, שבסופו של דבר יצרו עבורנו את הדוח המייצג את מצב צוות המכירות.

מהו המידע שאנחנו רוצים להוציא מהנתונים הללו?

עכשיו כשאנחנו יודעים עם אילו נתונים אנו עובדים אנחנו יכולים להחליט איך להציג אותם. כדי לקחת את ההחלטה הנכונה אנחנו צריכים לשאול את עצמנו מה היינו רוצים ללמוד מאותם נתונים? מכיוון שאנו יוצרים לוח בקרה שמשקף את מצב צוות המכירות, היינו רוצים לקבל מידע כמו מספר הלקוחות החדשים שהמיר כל נציג לפי יום וכן לפי חודש ובמקביל לקבל תמונה כוללת של העסק כדי לגלות כמה לקוחות חדשים הומרו החודש לעומת החודש שעבר או זה הקודם לו. בתשובה לשאלה הזו אנו יכולים לבנות את לוח הבקרה שלנו ואת הווידג’טים המרכיבים אותו. כדאי לבחור את סוג התצוגה הנכון עבור המידע אותו אנו מחפשים: השוואה בין חודשים תוצג טוב יותר בעמודות ואילו עמידה ביעד של נציג ספציפי ניתן לראות בצורה הטובה ביותר בתצוגת מדד.

איך נהפוך את המידע לידע ולכלים להצלחה?

בחרנו נתונים, יצרנו סינונים ועכשיו לוח הבקרה שלנו חי ונושם את העסק שלנו. כל נתון המוזן במערכת מוצג באופן מיידי בלוח הבקרה כך שהוא תמיד מציג תמונה עדכנית ורלוונטית. כעת כל מה שנותר לעשות הוא להפוך את לוח הבקרה לכלי מרכזי בעבודה היום יומית בעסק. כדי לא לפספס שום פרט, כדאי להציב את לוח הבקרה ראשון בתפריט הראשי כך שבכל כניסה למערכת הוא יפתח ראשון ויציג את כל המידע החשוב שיכול לנתב את יום העבודה למקום הנכון. בנוסף, ניתן לקרוא ולהבין את הנתונים בצורה מלאה באמצעות העמקה בלוח הבקרה. לחיצה על נתון מסויים בכל לוח בקרה תפתח רשימה הכוללת את כל המרכיבים של אותו נתון. בצורה הזו נתונים ומספרים מקבלים שמות – אלו הלקוחות.

אודות המחבר

צוף בן אליעזר
צוף בן אליעזר

מנהלת התוכן של Powerlink, כאן כדי לעדכן אתכם בכל החידושים ועדכוני המערכת בתוכנה. היא גם כאן בשביל מרפסת השמש. אבל בעיקר כדי לעדכן אתכם.

השאירו תגובה