5 טיפים לניהול משימות בעסק שלכם

אין סוף רשימות, דפים וקבצי אקסל ישנים נמצאים אצלכם במחשב, ניסיתם את כל השיטות, כתבתם על הלוח, קניתם מדגישים ומדבקות בכל הצבעים ועדיין המשימות נדחות ולא מתבצעות בצורה שבה דמיינתם.

אנחנו מכירים את זה, לא קל לנהל עסק.
ריבוי משימות, תעדוף וביצוע שלהן הם דאגה מרכזית של כל בעל עסק.

איך להתמודד עם ניהול המשימות בקלות? איך אפשר להספיק יותר וגם להינות מהדרך?

הנה כמה טיפים שיאפשרו לכם להיות פרודקטיבים יותר החל מהיום:

1) כתבו ביסודיות את פרטי המשימה
כתיבת המשימה בצורה מפורטת וייסודית ככל שניתן בשורת הנושא, יאפשרו לכם להסתכל על המשימה בצורה אחרת. כאשר אנו ניגשים למשימה עם מספיק פרטים ומפרקים אותה למשימות קטנות פתאום הרבה יותר קל לנו לא לדחות אותה.

ניהול משימות במערכת Powerlink crm

ניהול משימות במערכת Powerlink crm2) הגיעו מוכנים
כאשר אתם מתישבים לבצע את המשימה, וודאו כי יש לכם כל מה שנדרש כדי לבצע אותה בפעם אחת. הכינו מראש את הדברים הקטנים מסביב למשימה, ביצוע פעולה זו יגביר את המוטיבציה שלכם להתחיל ולסיים את המשימה בפעם אחת.

3) תעדוף
שימוש במערכת לניהול משימות בתוך תוכנת ניהול הלקוחות שלכם תאפשר לכם לשלוט ולפקח על סטטוס המשימות אצלכם בעסק. בעזרת חלוקת תעדוף ויצירת תצוגות המאפשרות בקרה וסינון על תהליך המשימה תוכלו לקבל תמונת מצב בכל רגע נתון על הנעשה בעסק.

מערכת לניהול משימות במערכת Powerlink crm

תצוגות משימות בעזרת לוחות בקרה לניטור שלבי הביצוע

4) התחילו בצעד קטן
ריבוי משימות לפעמים גורם לנו לפחד להתחיל, “גם מסע של 1000 צעדים מתחיל בצעד אחד”. התחילו משימות קטנות, נסו לחלק את המשימות בין העובדים בארגון ואל תפילו הכל על עובד אחד או עליכם. בעזרת מערכת לניהול משימות תוכלו להעביר בלחיצת כפתור משימה בין משתמשים כולל העברת מידע חשוב לביצוע המשימה.
השתדלו לא להיות ריכוזיים ולפזר את המשימות לשאר העובדים כדי להקל על העבודה.

5) מנות קטנות
פצלו את המשימות למשימות קטנות, כמו שלא תאכלו סלמי שלם, פרסו את המשימה למשימות קטנות כדי שיהיה לכם קל יותר להתמודד איתן. ברגע שתתחילו משימה קטנה אחת כוח האינרציה יגרום לכם להמשיך הלאה.
לדוגמא: בעת הקמת עסק נדרשות מספר פעולות לפני כניסת הלקוח הראשון. אם נפצל את המשימה המורכבת הזו למשימות קטנות זה יראה כך: מציאת רואה חשבון, הגשת מסמכים, פתיחת חשבון בנק, השכרת משרד. גם לאחר פירוק המשימות נוכל לרדת לרמה יותר ממוקדת, למצוא רואה חשבון דורש מאיתנו להתקשר לרואי חשבון, לבחון למי ללכת, לקבוע פגישות. קל יותר לגשת למשימה בודדת שהפעולה שלה מתחילה ונגמרת בזמן קצר יחסית.

תזמון משימה ב CRM

אז איך אתם מנהלים היום את המשימות אצלכם בעסק? ספרו לנו בתגובות

אודות המחבר

עידו נברו
עידו נברו

מנהל שיווק והדרכות Powerlink. אני פה בשביל ליצור עבורכם תכנים אמינים וטובים לקידום וניהול העסק שלכם.

השאירו תגובה