ישנן לא מעט גישות שעוסקות בתעדוף רשימת המשימות שלך. חלקן תומכות ברעיון של “לבלוע את הצפרדע”, כלומר, להתחיל את היום בעשיית המשימות הגדולות והמעייפות ביותר, ואחרות מציעות להיפטר תחילה מכל המשימות הקטנות שנדרש מעט זמן להשלים אותן לפני שניגשים למשימות הכבדות יותר.
אם ניסית בעבר את שתי הגישות הנ”ל ואף אחת לא התאימה עבורך – אנחנו מציעים לך לנקוט בטכניקת תעדוף חדשה: השפעה לעומת מאמץ. לפני שאתה מתחיל לעבוד על משימה מסוימת, שאל את עצמך – כמה מאמץ השלמת המשימה תגזול ממני ומה תהיה ההשפעה המיידית של השלמת המשימה?
שימוש בטכניקת המאמץ לעומת השפעה תעזור לך להבחין מהן המשימות הכי משמעותיות מבין רשימת המשימות שלך שייקח לך הכי פחות זמן לבצע.
אם יש לך כמה דקות פנויות, אנו מציעים לנסות להתחיל את הטכניקה הזו במערכת Powerlink CRM שלך כבר עכשיו באמצעות שלושה שלבים פשוטים.
א) הגדר שדות “השפעה” ו”מאמץ”
בשלב הראשון, עלייך להגדיר עבור אובייקט משימה שדות בשם “השפעה” ו”מאמץ” (או כל שם אינדיקטיבי אחר). כדי לעשות זאת, היכנס לאובייקט משימה ובחר בכפתור “חדש” כדי לפתוח את חלון יצירת משימה חדשה. בהמשך, לחץ על גלגל השיניים האפור שמופיע בצד שמאל של החלונית שנפתחה כדי לפתוח את חלון הגדרת השדות של האובייקט. כעת, לחץ על כפתור “הוספת שדה” חדש, כדי ליצור שדות חדשים. תוכל ליצור שדות מסוג תיבת בחירה כדי לבחור בערכים מילוליים או מספריים או להגדיר שדות מספרים. בכל מקרה, חשוב ליצור טווח ערכים ברור שתדע לחזור ולהגדיר אותו בכל פעם שעולה הצורך (חשוב להגדיר בצורה ברורה האם המספר 1 הוא המשימה שתקח לך הכי פחות או הכי הרבה זמן להשלים אותה וכך הלאה).
ב) צור רשימה מסודרת של כל המשימות שלך
בשלב השני, עלייך ליצור רשימה מסודרת של כל המשימות שלך. למזלך, בתור משתמש במערכת שלנו, מעולם לא היה לך קל יותר לאסוף רשימה שכזו. כל מה שעלייך לעשות, לאחר שמירת כל המשימות הרלוונטיות, הוא לפתוח את תצוגת “המשימות הפתוחות שלי” אשר מופיעה תחת אובייקט “משימות”. ברשימה זו יופיעו כל המשימות שהסטטוס שלהן לא שווה ל”הושלם” עבור המשתמש שלך במערכת.
ג) עבור כל משימה, הגדר תעדוף של “השפעה” ו”מאמץ”
במסגרת השלב האחרון, עלייך לעבור כל משימה השמורה במערכת, ולהגדיר את תעדוף ההשפעה והמאמץ שלה באמצעות השדות שהוגדרו במסגרת השלב הראשון. זוהי כנראה המשימה שתקח הכי הרבה זמן ועבודה, אך אנחנו מאמינים שזוהי עבודה שתשלם עבורך בטווח הארוך.
לאחר סיום שלושת השלבים – אפשר להתפנות כדי לסגור משימות. זהו התעדוף שאנחנו ממליצים עליו:
השפעה גבוהה ומאמץ קטן
אנו ממליצים להשלים תחילה את כל המשימות שההשפעה של השלמתן הוא הגבוה ביותר והמאמץ לביצוע המשימה הוא הנמוך ביותר. על-ידי התמקדות במשימות מהסוג הזה אנו מוודאים שאנחנו מתחילים את היום ברגל ימין, כלומר, עם השלמת מספר משימות חשובות שלא דרשו מאיתנו השקעה רבה של זמן או מאמץ.
השפעה גבוהה ומאמץ גדול
אחרי שסיימת עם המשימות המשמעותיות ביותר שהמאמץ להשלמתן היה הנמוך ביותר, נמליץ לך לעבור לבצע משימות בעלות חשיבות גבוהה שהמאמץ לסגירה שלהן הוא קצת יותר גדול. אלו משימות שכנראה שייקח לך יותר זמן לבצע וידרשו ממך יותר משאבים, אך חשוב לזכור שמדובר במשימות חשובות שמומלץ להתייחס אליהן במהירות האפשרית.
השפעה נמוכה ומאמץ קטן
לאחר השלמת המשימות החשובות והמשפיעות ביותר, מומלץ להשלים משימות המוגדרות כבעלות השפעה נמוכה ומאמץ מועט. לרוב משימות אלו יהיו משימות קטנות וקלות, כמו שליחת מייל קצר ללקוח או קביעת פגישה עם ספק לשבוע הבא, ומשמעותן הוא עוד כמה ניצחונות קטנים למול רשימת המשימות שלך שלא דרשו ממך מאמץ גדול מידי.
ולסיום – השפעה נמוכה ומאמץ גדול
משימות בעלות השפעה נמוכה שדורשות מאמץ גדול לסגירתן הן לא משימות שכיחות, אך כשהן עולות אין ברירה אלא לבצע אותן. אנו ממליצים לשמור את המשימות האלה לסוף יום העבודה, אחרי שסגרתם את כל שאר המשימות, ולהתקדם בביצוע שלהן לאט-לאט, ככל שהזמן מאפשר. בגלל החשיבות הנמוכה של המשימות הללו, לרוב לא מדובר במשימות דחופות במיוחד, ולכן לרוב לא תהיה בעיה להשלים אותן במהלך של מספר ימים.
אנו מזמינים אתכם לנסות את הטריק הזה שלנו ולבדוק האם הוא יעיל עבורכם. בהצלחה!
השאירו תגובה