האתגר הגדול ביותר בעידן המודרני הוא קצב החיים המהיר. עקב ריבוי מקורות תקשורת, מכשיר סלולרי, אינטרנט וכו׳ נוצר מצב בו משימות נוצרות ללא הפסקה ממקורות שונים כתוצאה מדרכי תקשורת רבות מהם מקבלים מידע.
לאדם שאינו מורגל לכך, ריבוי וביצוע מספר משימות במקביל לעיתים נראה על גבול הבלתי אפשרי. אנחנו כאן כדי לתת לכם מספר כלים לשיפור יכולות העבודה שלכם:
הגדרת סדרי עדיפויות
דבר שדחוף היום עלול להיות הרבה פחות קריטי לטיפול מחר. לכן, בכל תחילת יום חשוב מאוד לעבור על המשימות הפתוחות ולהגדיר מידת דחיפות לכל אחת מהן. צריך לזכור כי הכל דינמי ויכול להשתנות ביום שלמחרת.
פחות זמן נייד במהלך טיפול במשימות
רצוי להתעסק כמה שפחות עם הנייד, בין אם מדובר בהודעות שמחכות למענה או מיילים שלא נקראו. הפרדה של התעסקות במקורות המידע תיצור יותר סדר ועבודה נכונה.
הגדרת זמן מוקצב לכל משימה
חשבו מראש, כמה לכמה זמן אתם זקוקים לביצוע כל אחת מהמשימות. היו אמיתיים עם עצמכם והקצו זמן כך שתוכלו לסיים משימות קטנות ומיידיות כבר באותו היום.
במידה ומדובר בפרויקט או משימה גדולה מאוד, חלקו את המשימה למשימות קטנות כך שתוכלו להתמודד איתן בהצלחה.
שמירת מרווחי זמן הגיוניים בין פגישה לפגישה
כדי שזמנכם ינוצל ביעילות, צרו בלוח הזמנים שלכם חלונות ריקים בין פגישה, דיון או שיחת טלפון מתוכננת. כך תוכלו לסכם או לטפל בתוכן הפגישה שבדיוק סיימתם ולארגן את זמנכם מחדש במקרה הצורך. בנוסף, לא תרגישו שאתם צריכים לטפל בכל דבר בזמן אמת ותהיו ממוקדים יותר.
עבודה עם מערכת ניהול משימות
באמצעות תוכנה הכוללת מערך של ניהול משימות, כמו Powerlink, המשימות שיצרתם עבורכם ועבור העובדים שלכם יהיו נגישות מול העיניים באופן תמידי. תוכלו לקבל תזכורות עבור מאורעות שקבעתם ולקבוע זמן סיום לביצוע המשימה.
לסיכום, עבור כל בעל עסק, ריבוי משימות הינו חלק בלתי נפרד מהטריטוריה המקצועית ולכן, ברגע שתיישמו את הטיפים הללו, יהיה לכם הרבה יותר קל להשתלט על לוח הזמנים ולקבוע בקלות איך הוא ינוהל.
השאירו תגובה