איך להתגבר על פערים של שימוש במערכת ה-CRM

עשיתם צעד נוסף בשיפור ההתנהלות העסקית שלכם ורכשתם מערכת CRM? כעת, תרצו לקבל את כל ההטבות והשיפורים שמגיעים עם שימוש נכון במערכת שיעזרו לעסק שלכם לשגשג.
הטמעה מלאה של מערכת CRM בקרב העובדים, מערכת ליבה עבור עסק מבוסס לקוחות, אינה משימה פשוטה. נציג בפניכם מספר דרכים שיעזרו לכם לצמצם פערים בהשלמת הפרויקט הענק הזה.

השתמשו בכל הכלים הזמינים לעזרה

רוב החברות המשווקות מערכות CRM מעניקות כלים שונים לרוכשי המערכת. המטרה העיקרית היא שיהיו בהתחלה מספר משתמשים שידעו להפעיל את המערכת בצורה טובה ולאחר מכן להעביר את הידע לשאר העובדים בחברה. ליווי צמוד, מוקד תמיכה טכנית או מאמרים וסרטוני הדרכה ייעודיים, ישפרו פלאים את שליטתכם במערכת.

בצעו הדרכות לעובדי החברה

כשהעובדים שלכם אינם בקיאים מספיק במערכת וחסר להם מידע לגבי ביצוע פעולות בסיסיות, יש לכך השלכות כבדות מאוד על העסק. במידה והעובדים שלכם יתנו שירות איטי וחלקי, יווצר מצב של תסכול גם בקרבם, יתרה מכך, גם בקרב הלקוחות שלכם. הקדימו תרופה למכה ונהלו הדרכות שוטפות לכל המשתמשים במערכת, הנגישו להם כלי עזר לתמיכה בעבודה עם התוכנה. כשרוב העובדים יגיעו לרמת תפקוד גבוהה, גם הם יוכלו לתת תשובות מהימנות לעובדים המתקשים יותר.

תמיד יש ממי ללמוד

ישנם אנשי מקצוע רבים המיומנים בשיפור יכולות המערכת והדרכה בצורה קלה עבור המשתמשים. אנשים אלו, שמכירים את השימוש במערכת ברמה הגבוהה ביותר, יכולים לסייע לכם להבין לעומק תהליכים שפחות ברורים לכם ולממש רעיונות שכרגע הם רק בגדר חזון.

ערכו בדיקות וניסויים לפני ביצוע על לקוח

כל תהליך שאינכם בטוחים שהוא נכון ותקין, נסו קודם כל על עצמכם. לדוגמא, נניח שביצעתם תהליך אוטומטי במערכת ששולח מייל ללקוח אחרי פעולה מסוימת. הוסיפו לקוח דמה עם המייל שלכם, כך שתוכלו לראות אם התהליך מתנהל כשורה לפני שליחה ללקוח האמיתי.

היו סבלניים

חשוב לזכור שהטמעת מערכת היא תהליך שלעולם לא נגמר באמת. תמיד ישנן גרסאות חדשות ועובדים חדשים שאינם מכירים את המערכת שיצטרכו לקבל הדרכה. בנוסף, התכוננו למצבי קיצון שונים ככדי להתמודד בהצלחה עם הפתעות שעלולות לצוץ. היו ראלים והבינו שזהו חלק בלתי נפרד מקיומה של מערכת ניהול נתונים ולקוחות בעסק.

לסיכום, יש להתייחס בכובד ראש למימוש כלל היכולות של מערכת ה-CRM וישנה חשיבות גבוהה מאוד להתגברות על הפערים. לכן, יש להקפיד על תכנון נכון ושיתוף פעולה מצד כל הנוגעים בעסק. בהצלחה!