איך ניהול ידע יכול להעניק לארגון שלכם יתרון מול המתחרים

גם אם המוצר/השירות שאתם מספקים ללקוחות הוא מעולה ויש לכם מערך שיווק ומכירות מקצועי, אם אין לכם מערך ניהול ידע בארגון, לא תשרדו לאורך זמן. כל אחד יודע שידע הוא כוח. הידע הוא הבסיס שיעניק לכם יתרון תחרותי על פני המתחרים שלכם. לעיתים, עקב ניהול זמן לקוי או אופן קבלת החלטות פגום קורה שמתעלמים מנתונים שעשויים להיות חשובים לארגון שלנו. בעסקים רבים, כמות הנתונים היא עצומה, מה שיוצר קושי בתעדוף המידע כחשוב יותר או פחות. לכן, רצוי שכל עסק יסגל לעצמו שיטות וכלים שיסייעו לו בניהול הידע הארגוני ויובילו לקבלת החלטות מושכלות המבוססות על נתונים וידע.

ניהול ידע יכול להוות יתרון עצום עבור הארגון שמשתמש בו

חשוב שמערך הידע הפנים ארגוני יכלול בתוכו את כל מקורות הידע של הארגון. כך למשל, אם מדובר בחנות בגדים, יש לתעד נתונים ואינפורמציה חשובה הנוגעים לייצור, שיווק והפצה, כספים, שירות לקוחות, לוגיסטיקה ועוד. כמובן שהמנהל אינו יכול להרשות לעצמו לבחון כל מחלקה כזו בעצמו, אחרת הוא יטבע בכמות נתונים בלתי נגמרת. לכן, הפתרון הוא להגדיר אחראי ניהול ידע בארגון שיגדיר מה נתונים הרלוונטים למוקד הידע ויסנן אותם בהתאם לנכונותם וחשיבותם. בחלק ממערכות ה- CRM קיימים פיצ’רים לניהול ידע, כך שאולי תוכלו לנצל מערכת קיימת בארגון לטובת המטרה.

ארגנו את המידע על פי קטגוריות עסקיות

כדי להקים מנגנון ניהול ידע בארגון באופן מוצלח, רצוי לארגן את המידע על פי קשר עסקי שימקד אותו לתחום מסוים. ניתן לחלק את המידע לקטגוריות שונות כמו נהלים, שירות לקוחות, חפיפת עובדים חדשים ועוד.

תיעוד כישלונות על מנת לייעל תהליכי עבודה עתידיים

במידה והארגון חווה כישלון, קטן או גדול, שראוי לציון על מנת להפיק ממנו לקח, רצוי לתעד אותו באופן מפורט ולוודא שנוכח במרכז ניהול הידע של הארגון. אחרת, לא יצא שום דבר חיובי מטעויות שנעשו. בסופו של יום, על המידע לסייע לארגון גם בכל הקשור לבקרת וניהול סיכונים.

עודדו את העובדים לשתף ידע שלהם ולהתעדכן בידע ששיתפו אחרים

יש לבסס תרבות ארגונית, כזו שמנחה לשתף את הידע ברחבי הארגון. על מנת לעשות זאת, יש לעודד ישיבות צוות שבועיות/ חודשיות, לאפשר לעובדים לשאול ולחקור נושאים שמעניינים אותם ואף ליצור מדיניות מתגמלת בקרב העובדים, החל מהעובד הזוטר ביותר ועד העובדים הבכירים בחברה.

טיפ חשוב לסיום

חשוב לגבש תהליכים שינהלו את הידע שנצבר לאורך תקופת העסקתו של כל עובד בארגון, זאת כדי שלא יקרה מצב שאדם עזב את החברה מסיבה כזו או אחרת ויקח את כל המידע שצבר איתו בלי להעביר אותו הלאה לגורם שהחליפו בתפקיד.

לסיכום, יצירת תרבות ארגונית של שיתוף ידע היא צעד חשוב והכרחי על מנת לנהל טוב ונכון את הידע הארגוני.