איך ניהול מאגר מידע פנימי יועיל לעסק שלכם?

בעבר, לפני שהומצאו מערכות טכנולוגיות משוכללות כמו המחשב, המכשיר הסלולרי ומערכות רבות אחרות, המערכות הטכנולוגיות המעטות שנדרשנו להבין כיצד להפעיל אותן, היו פשוטות מאוד. בימינו, שילוב התפתחות הידע הטכנולוגי והידע המדעי, הביא לטכנולוגיות ברמה כה גבוהה, עד שנראה כי כמעט אין גבול להתחדשות הטכנולוגית. בעקבות החידושים הטכנולוגיים, יש מגוון של מערכות מידע שאינן פשוטות להבנה עבור האדם הנורמטיבי, מה שעלול ליצור תסכול רב אצל חלק מהאנשים. על כן, יש צורך להדריך משתמשים ולעזור להם ע”י תמיכה טכנית, בין אם טלפונית ובין אם בתיעוד מסודר שמסבירים את אופן השימוש במערכת. לשם כך, מערכות מידע רבות, מכילות פלטפורמה בצורת פורטל או מרכז מידע המכילים בתוכם מאמרי תמיכה ואפילו סרטוני הדרכה שיקלו על המשתמשים בביצוע פעולות שונות במערכת.

למה חשוב ליצור מאגר של מאמרי תמיכה במערכת מידע?

כל עסק שיש לו מערכת טכנולוגית, שואף שיהיה במערכת שלו יותר ויותר שימוש. לכן, ישנה חשיבות רבה לפשטות המערכת ולתחושה של המשתמשים בעת השימוש בה. יצירת מאגר של מאמרי תמיכה יכול מאוד לעזור למשתמשים להתנהל עם המערכת ולדעת את כל הפעולות שניתן לבצע במערכת. בנוסף, מאמרי תמיכה טובים יקלו עליכם בשירות הלקוחות הטלפוני, כך תוכלו להפחית את עומס שיחות הטלפון. מערכות מידע אשר יש להן מגוון עצום של פעולות שניתן לבצע, צריכות שיהיו להן מאמרים גם לצורך הדרכת המשתמשים, שכן אלו מערכות משוכללות שמכילות את כל הפעולות שחברות שונות צריכות לבצע ביומיום, במקום אחד. למשל, מערכת המידע CRM, המיועדת לניהול קשרי הלקוחות של עסק, מכילה את כל הפעולות הפשוטות והמורכבות יותר שעסק צריך בניהול לקוחותיו, ולכן היא מחייבת ידע והבנה של המשתמשים בה. 

איך ליצור מאמרי תמיכה פשוטים וקלים להבנה

חשוב ליצור מאמרי תמיכה שיהיו פשוטים להבנה כדי שכל משתמש יוכל להבין אותם בקלות ובמהירות. שימו לב לסגנון הכתיבה של המאמרים, שכן עדיף לכתוב מאמרים בגובה העיניים כדי שהלקוחות שלכם יבינו בקלות גם את המונחים הטכניים. השתמשו בצילומי מסך שמתארים בדיוק כל פעולה שצריך לעשות שלב אחרי שלב. שימוש בהדרכה ויזואלית, חשוב לרמת הפשטות של ההסברים. במערכת ה- CRM של פאורלינק תוכלו ליצור מאמרי תמיכה בתוך אובייקט מאמרים, ובנוסף תוכלו גם ליצור קטגוריות שיחלקו את המאמרים לפי נושאים על מנת להקל על המשתמשים במציאת המאמר שהם צריכים. 

הכינו מאמרי תמיכה המיועדים לעובדים שלכם

ע”י ניהול מרכז מידע פנימי בעסק, תוכלו ליצור מגוון רחב של מאמרי תמיכה לעובדים שלכם. מאמרים אלו יסייעו לכם למשל בהכשרת עובדים חדשים לחברה, ובהדרכה של עובדים ותיקים שזקוקים לרענון נהלים או הדרכה נוספת. ביכולתכם ליצור מאמרים שיציגו את נהלי חברה, סטאדי קייס של מקרים נפוצים בנוגע להתנגדות לקוחות, חידודים לגבי פעולות שמבוצעות לא נכון באופן גורף ועוד. דאגו להעניק לכותרות המאמרים שמות רלוונטיים, בכדי להקל על העובד בחיפוש המאמר שהוא צריך.

לסיכום, מאמרי תמיכה פשוטים ומובנים יוכלו לסייע מאוד לעסק שלכם ויחסכו מכם הרבה מאמצים. נסחו אותם בצורה עניינית, עם צילומי מסך או סרטוני וידאו שיעזרו למשתמש להבין את כל האפשרויות במערכת שלכם. סדרו את מאגר מאמרי התמיכה שלכם בצורה מסודרת באמצעות קטגוריות רלוונטיות וכך תייעלו את המערכת ותפחיתו מעומס העבודה בעסק שלכם.