חתימה אלקטרונית

חתימה אלקטרונית היא דרך נוחה ופשוטה לשלוח מסמכים שונים להחתמה של לקוחות, אנשי קשר ונמענים שונים.

בעזרת פיצ'ר זה ניתן לשלוח ישירות מהמערכת מסמכים עם בקשה לחתימה לדואר האלקטרוני, שליחה באמצעות SMS ואפילו חתימה מיידית במקום.

המסמכים החתומים ייכנסו חזרה למערכת כקובץ PDF ישירות לסטרים הלקוח, בצירוף המשתמש ששלח את החתימה והתאריך והשעה בהם היא התבצעה.

חתימה אלקטרונית יכולה להיות שימושית מאוד בחתימה על חוזים שונים, חתימה על תנאי שימוש, הצעות מחיר, הצהרות בריאות למיניהן ועוד.

חתימה אלקטרונית

 

שימו לב: חתימה אלקטרונית במערכת זמינה ברישיונות מסוימים, להרחבה בנושא רישיונות ובדיקת זמינות הפיצ׳ר ניתן לעבור למחירון המצורף כאן.

 

הגדרת חתימה אלקטרונית:

בשביל להגדיר חתימה אלקטרונית במערכת עליכם להיכנס להגדרות המערכת על ידי לחיצה על גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה.

בשלב הבא לחצו על חתימה אלקטרונית בסרגל העליון ואז לחצו על כפתור התחל.

לאחר הלחיצה תועברו להגדרת פרטי החתימה וקביעת פרטי השולח שיוצגו לנמענים בשליחה באמצעות דוא״ל או באמצעות SMS.

כניסה לחתימה אלקטרונית

 

שליחה באמצעות דוא״ל:

כאן תוכלו להגדיר כיצד יראו הפרטים שישלחו בדואר האלקטרוני לחתימה אצל הנמען.

 

פרטי השולח:

תוכלו לבחור האם להשתמש בפרטים המוזנים במערכת של המשתמש ששולח את החתימה או להגדיר בעצמכם באופן ידני.

שימוש בפרטי השולח במערכת יוביל לכך שבכל פעם יופיעו הפרטים של המשתמש שביצע את השליחה, הכוללים את שמו וכתובת הדוא״ל שלו.

האפשרות השניה של קביעת הפרטים באופן ידני, תאפשר להגדיר שם וכתובת דוא״ל קבועים מהם תישלח החתימה, כך שבכל פעם החתימה תישלח בדיוק מאותם הפרטים ללא תלות במשתמש השולח.

אם בחרתם באפשרות השנייה של הגדרה ידנית, יהיה עליכם למלא את שדה מאת (שם) עם שם השלוח ואת כתובת דוא״ל עם הכתובת לשליחה.

הדרטת פרטי השולח בחתימה אלקטרונית

 

נושא:

שדה זה מייצג את הנושא שיכתב במייל הנשלח. כברירת מחדל יופיע לכם הנושא ״חתימה אלקטרונית עבור {print_template_name}״. שימוש בנושא זה יכלול את הטקסט ״תימה אלקטרונית עבור״ ולצידו תיכתב שם התבנית אותה בחרתם לשלוח לחתימה. לדוגמא, אם בחרתם לשלוח תבנית בשם ״תנאי שימוש״ שם הנושא של המייל יהיה ״חתימה אלקטרונית עבור תנאי שימוש״.

תוכלו כמובן להחליף את נושא המייל לכל טקסט אחר שתבחרו.

 

תוכן:

שדה זה מכיל את תוכן המייל שישלח בצירוף הקישור למסמך לחתימה. כברירת מחדל יופיע התוכן ״שלום רב, אנא לחץ על הלינק הבא על מנת לחתום על {print_template_name}״ ולצידו תירשם שם התבנית שנבחרה. לדוגמא, ״שלום רב, אנא לחץ על הלינק הבא על מנת לחתום על תנאי שימוש״.

תוכלו להחליף את הטקסט בכל תוכן אחר שתרצו שיכתב במייל.

תוכן ונושא שליחת חתימה במייל

 

הודעת אישור באמצעות דוא״ל:

לבחירתכם, תוכלו להגדיר שתישלח הודעת מייל עם אישור לנמען לאחר חתימתו בצירוף המסמך החתום.

במידה ותרצו שתישלח הודעת אישור, סמנו וי בתיבת הבחירה המצורפת.

 

נושא:

בדיוק באותו האופן שהוגדר הנושא במייל לחתימה, גם כאן תוכלו לבחור את נושא המייל לאישור.

ברירת המחדל תכלול טקסט בצירוף שם המסמך לחתימה אך בכל שלב תוכלו לערוך ולשנות אותו.

 

תוכן:

יכיל את תוכן המייל לאישור החתימה, ניתן להשאיר את התוכן שמוצע כברירת מחדל או לבצע בו את השינוי הרצוי.

בתחתית התוכן שיכתב יתווסף באופן אוטומטי גם הקובץ החתוך כמסמך PDF.

עריכת המייל לאישור החתימה

 

שליחה באמצעות SMS:

כאן תוכלו להגדיר כיצד יראו הפרטים שישלחו ב-SMS לנמען שיתלוו לחתימה הנשלחת.

 

מספר טלפון שולח:

הזינו כאן את מספר הטלפון ממנו תישלח ההודעה לחתימה. מספר טלפון זה אף יוצג ללקוח בקבלת ההודעה לנייד.

 

תוכן:

בדומה לתוכן המייל, גם כאן תוכלו להגדיר את תוכן ההודעה שתישלח לחתימה.

תוכלו להשתמש בתוכן ברירת המחדל שמגיע עם המערכת הכולל טקסט ואת שם התבנית שנשלחה לחתימה, או להכניס תוכן משלכם.

 

טיפ: בצד הימני יופיע מסך המדמה טלפון נייד, שיציג לכם כיצד תיראה ההודעה אצל המקבל. כל שינוי שיתבצע בפרטים יוצג באופן דינאמי על גבי המסך בשביל לשקף את התוצר הסופי.

עריכת ההודעה לשליחה

 

שימו לב: כל השדות בדף ההגדרות הינם בגדר חובה ויש למלא אותם בערכים הרצויים או להשאירם עם ערכי ברירת המחדל.

 

בסיום הגדרת החתימה לחצו על שמור בפינה העליונה של העמוד, או על בטל לביטול ההגדרות.

 

שליחת המסמך לחתימה:

לאחר הגדרת החתימה, יש להיכנס לאובייקט הרלוונטי ממנו תרצו לבצע את השליחה, לדוגמא אובייקט לקוחות.

היכנסו ללקוח לו תרצו לשלוח את המסמך לחתימה, לחצו על כפתור שלוש הנקודות בפינה השמאלית העליונה ובחרו בשלח לחתימה.

שלח לחתימה

 

בשלב הזה יהיה עליכם לבחור את התבנית שתישלח לחתימה וכיצד היא תישלח. ראשית, יהיה עליכם לבחור מתוך רשימת בחירה את תבנית ההדפסה שתישלח לחתימה.

כל תבנית הדפסה שקיימת לכם במערכת ומקושרת לאותו האובייקט יכולה להישלח מהמערכת לחתימה. להסבר על בניית תבניות הדפסה במערכת לחצו כאן.

 

שימו לב: לצורך יצירת תבנית הדפסה חדשה או שינוי של תבנית קיימת, דרוש רקע טכני ומומלץ להשתמש בגורם אשר בקיא בתחום.

 

לאחר בחירת התבנית, סמנו את אופן השליחה הרצוי, שליחה על ידי הודעת דוא״ל, הודעת SMS או חתימה מיידית.

במידה ותבחרו בשליחה ע״י דואר אלקטרוני, תופיעה כתובת הדוא״ל אליה ישלח המסמך ותוכלו לערוך אותה במידת הצורך. כתובת הדוא״ל שתוזן באופן אוטומטי בשדה זה היא כתובת הדוא״ל שמוזנת ברשומה ממנה מתבצעת השליחה, לדוגמא כתובת הדוא״ל של לקוח מסוים.

בבחירת שליחה ע״י SMS יופיע מספר הטלפון אליו תישלח ההודעה, המספר ניתן לעריכה כרצונכם. מספר הטלפון שיוזן כברירת מחדל הוא מספר הטלפון שמוזן ברשומה, לדוגמא מספר הטלפון של איש הקשר אליו ישלח המסמך.

בחירת דרך שליחת התבנית לחתימה

 

לאחר סימון התבנית ואופן השליחה הרצוי, לחצו על שלח והמסמך יועבר לנמען לחתימה.

 

מסמך חתום:

במידה ובחרתם באפשרות של חתום עכשיו, יפתח חלון חדש ובו המסמך שמיועד לחתימה. לחצו על חתום, בצעו את החתימה ולסיום לחצו על אישור וחתימה

בסיום יופיע בפניכם מסך שמציין שהחתימה נקלטה בהצלחה במערכת. במידה ובחרתם באחת משתי האפשרויות השניות, ברגע שהנמען יבצע חתימה וישלים את השליחה, המסמך החתום יקלט במערכת.

המסמך יעלה כקובץ PDF לסטרים הרשומה ממנה הוא נשלח, לדוגמא לסטרים של אובייקט לקוחות. להרחבה בנושא רכיב הסטרים עברו למאמר הבא.

שם הקובץ יהיה שם המסמך שנשלח, כלומר שם תבנית ההדפסה שבחרתם ויתווספו אליו התאריך והשעה בהם המסמך נחתם והמשתמש שביצע את השליחה.

מסמך חתום בסטרים

 

הרשאות לחתימה אלקטרונית:

בשביל לבצע שליחה של מסמך לחתימה או להגדיר את החתימה עצמה יש לתת למשתמש הרשאות מתאימות.

היכנסו למסך ניהול הרשאות התפקיד של המשתמש, כפי שמוסבר כאן והקצו את ההרשאות הרלוונטיות.

  • הגדרות- בכדי שיופיע למשתמש גלגל שיניים שמוביל לעדכון הגדרות המערכת.
  • פרטי חברה- בשביל שהמשתמש יוכל לערוך את הגדרות חתימה.
  • שליחת חתימה אלקטרונית- על מנת שהמשתמש יוכל לשלוח חתימה לנמענים.
  • תבניות הדפסה- על מנת לבחור תבנית הדפסה לשליחה לחתימה.

הרשאות לחתימה אלקטרונית

 

התראות עבור מסמכים חתומים:

ניתן להגדיר אוטומציה במערכת כך שבכל פעם שמסמך שנשלח לחתימה אלקטרונית נחתם, תתקבל על כך התראה.

בנוסף על כך שהמסמך החתום יעלה לסטרים הרשומה, המשתמש הרלוונטי שממונה על המשך הטיפול, יקבל התראה על חתימתו של המסמך.

התראה יכולה להיות כל דבר שתגדירו באוטומציה, החל משליחת דוא״ל אלקטרוני למשתמש הרלוונטי ועד ליצירת משימה לנציג.

בשביל לקבל התראה עבור מסמכים שנחתמו, עליכם ראשית להקים אוטומציה חדשה לפי ההסבר שמצורף כאן.

תחת סוג עליכם להגדיר שהאוטומציה תפעל על אובייקט הערה משום שבכל פעם שנחתם מסמך, נרשמת הערה חדשה במערכת.

אוטומציה על אובייקט הערה

 

תחת מתי בחרו באפשרות של רשומת הערה נוצרה מהסיבה שבכל פעם שתיווצר הערה על חתימה, תרצו לקבל על כך התראה.

באם לחצו על הוסף סינון והגדירו את שדה תוכן ההערה להיות שווה ל שם המסמך שנשלח לחתימה.

כלומר, תחת ה״ערך״ עליכם להקליד את שם תבנית ההדפסה אותה אתם שולחים לחתימה אצל לקוחותיכם.

תנאים לאוטומציה על הערה

 

במידה ואינכם בטוחים מהו שם התבנית שנשלחת לחתימה, תוכלו לגשת לניהול תבניות ההדפסה במערכת לפי ההסבר הבא ולבדוק זאת.

דרך נוספת ופשוטה לבדיקה, היא על ידי כניסה לרשומה אקראית באובייקט בו אתם מבצעים את השליחה לחתימה, למשל אובייקט לקוחות.

לאחר מכן לחצו על אייקון שלוש הנקודות, בחרו בשלח לחתימה ותחת תיבת הבחירה אתרו את שם התבנית הרלוונטית אותה אתם נוהגים לשלוח.

שליחת מסמך לחתימה אלקטרונית

 

לאחר שאיתרתם את שם התבנית להדפסה שנשלחת לחתימה, הזינו את שמה תחת ה״ערך״ בתנאי האוטומציה.

 

טיפ: במידה וקיימות לכם מספר תבניות אותם אתם נוהגים לשלוח לחתימה אלקטרונית, שכפלו את האוטומציה, שנו את שם התבנית שבתוכה והגדירו אוטומציה עבור כל אחת מהתבניות.

 

כעת תוכלו לבחור בכל אחת מהאפשרויות תחת אז על מנת לקבל התראה בדרך הנוחה ביותר עבורכם.

  • שליחת דוא״ל- תוכלו להגדיר שבכל פעם שמסמך נחתם, המשתמש שלכם או משתמשי מערכת אחרים, יקבלו על כך מייל אוטומטי בזמן אמת. להסבר כיצד לבנות אוטומציה לשליחת דוא״ל לחצו כאן.
  • שליחת SMS- ניתן לבחור שבכל חתימה שתתבצע, ישלח SMS לכל הגורמים הרלוונטים וכך להסב את תשומת ליבם שהמסמך נחתם. להרבה בנושא אוטומציה לשליחת SMS לחצו כאן.
  • עדכון רשומה- תוכלו להגדיר שבכל פעם שמתבצעת חתימה, יתמלא שדה ״תאריך החתימה״ עם התאריך והשעה המדוייקים בהם המסמך נחתם והועלה למערכת. להסבר על אוטומציה לעדכון רשומה לחצו כאן.
  • יצירת רשומה- ניתן להגדיר שבכל חתימת מסמך, תיווצר משימה חדשה לנציג הרלוונטי שתתזכר אותו על המשך טיפול לאחר החתימה. יצירת משימה היא רק דוגמא ליצירת רשומה במערכת, תוכלו כמובן ליצור כל רשומת מערכת שתבחרו. להסבר מפורט על אוטומציה ליצירת רשומה לחצו כאן.
מספר פעולות באוטומציה
 
לאחר הבחירה בפעולה אותה תרצו שהאוטומציה תבצע ושמירתה, תוכלו לגשת ולצפות בהתראות שמתקבלות.
לצורך הדוגמא, נבחרה הפעולה ליצירת משימה חדשה עבור מנהל הלקוח, בכל פעם שלקוח חותם על מסמך ״תנאי שימוש״.
ברגע שהמסמך הועלה חתום לסטרים הלקוח, נוצרה משימה למנהל לשלוח ללקוח הצעת מחיר.
התראה על מסמך שנחתם
 
התראה למשתמשים בגין החתימה זו היא רק דוגמא, תוכלו כמובן גם לשלוח התראה עבור כל גורם רלוונטי אחר, בארגון או מחוצה לו.

 

בנוסף, תוכלו גם לבצע שלל פעולות אחרות מלבד התראה שחשוב לכם שיתרחשו במערכת בעקבות החתימה.