העתקת מידע מרשומה אחת לרשומה אחרת באוטמציה

אחת מהפעולות שניתן לבצע באמצעות אוטומציות במערכת הינה העתקת מידע מרשומה אחת לרשומה אחרת בלחיצת כפתור.

את הפעולה הזו ניתן לבצע בעזרת יצירת אוטומציה חדש מסוג שנה ערך שדה.

 

על מנת להעתיק מידע בין רשומות שונות, על שתי הרשומות להיות מקושרות זו לזו באמצעות שדה מסוג רשומה מקושרת.

לדוגמה, במידה ונרצה להעתיק לרשומת הזמנה פרטים מתוך רשומת לקוח, חייב להיות שדה מסוג רשומה מקושרת ללקוח בתוך כרטיס ההזמנה.

דוגמה נוספת, במידה ונרצה להעתיק לכרטיס המכירה פרטים מתוך כרטיס הלקוח לתוך שדה ייעודי, חייב להיות שדה מסוג רשומה מקושרת ללקוח בתוך כרטיס המכירה.

 

כעת ניצור אוטומציה בה נעתיק פרטים מתוך איש קשר לתוך כרטיס ההזמנה.

תחילה, ניצור במערכת בכרטיס ההזמנה שדה חדש מסוג רשומה מקושרת לרשומת איש קשר.

לאחר שמירת השדה וכניסה בשנית לעריכת השדה בטופס, יופיע לנו שדה סינון לפי שדה נבחר ב"לקוח" על מנת שיופיעו לנו רק אנשי הקשר של הלקוח הספציפי אליו משוייכת ההזמנה.

איש קשר מקושר

 

כעת נעבור למסך האוטומציות ונלחץ על "חדש" משמאל לשם הוספת אוטומציה חדשה.

נבחר את "סוג הרשומה" אשר הפעולה בה תפעל האוטומציה ונלחץ על "הבא".

לצורך הדוגמא, בחרנו ברשומה "הזמנה":

 

כעת ניתן שם לאוטומציה ונקבע כי תופעל בזמן ששדה מסויים עודכן או בזמן יצירת רשומה חדשה.

בשלב זה, נקבע מהו התנאי שמפעיל את האוטומציה, כלומר מתי התהליך יופעל: 

 

לאחר מכן, נלחץ על "הוסף סינון". בתיבה שנפתחה נבחר מהו השדה שבעת שינויו, ישונה השדה שבחרנו. במקרה זה, בכל מצב שבו שדה "איש קשר" מקבל ערך כלשה יופעל תהליך השינוי.
כלומר, נשייך את שדה "
איש קשר" לשדה זה.

נבחר מה התנאי (שווה ל-, לא שווה ל-, השתנה, מכיל מידע, לא מכיל מידע) ונכניס את הערך הרצוי של השדה. ניתן להוסיף מספר תנאים ע"י לחיצה נוספת על הוסף סינון והגדרת תנאי חדש:

 

השלב האחרון הוא להגדיר את שינוי השדה ברשומה. נבחר בסוג הפעולה 'עדכון רשומה":

 

בתיבות משמאל נבחר את השדה אותו נרצה לשנות ואת הערך הרצוי.

בדוגמא, בחרנו בשינוי ערך שדה. כלומר, שהשדה דואר אלקטרוני ישתנה לכתובת הדואר של איש הקשר (הכתובת שמופיעה בכרטיס איש הקשר המקושר להזמנה).
בשדה נבחר ב"שדה" (השדה שנרצה שיתעדכן) > סוג - נוכל לבחור ב"טקסט" ולהוסיף תגית דינאמית של מייל איש הקשר.



 

לבסוף יש ללחוץ על "שמור" ← על מנת להפעיל את האוטומציה יש לשנות את כפתור ההפעלה מ"טיוטה" ל"פעיל" או לחלופין לאשר את ההודעה המתקבלת לאחר שמירת האוטומציה:

 

מהן תגיות דינאמיות?

תגיות דינאמיות מאפשרות הוספת פרטים מן הרשומה שהפעילה את האוטומציה או מהרשומות המקושרות אליה.

אם נרצה שמייל שיופיע הוא המייל שמופיע בכרטיס איש הקשר ניתן לגשת לתגיות הדינאמיות ולבחור במקטע איש קשר.

כעת יופיעו כל השדות הקיימים ברשומת איש הקשר. נבחר בשדה רצוי שממנו יועתק המידע, במקרה שלנו, דואר אלקטרוני 1.

לאחר הבחירה יופיע משמאל טקסט באנגלית- נעתיק את הטקסט ונדביק בתיבה משמאל ל'הכנס נוסחא'.