ייבוא מידע מקובץ אקסל
מנגנון ייבוא הקבצים של המערכת מאפשר ייבוא רשומות ועדכון רשומות לכל מקום במערכת.
ייבא בקלות את רשימת הלקוחות, מוצרים, פגישות ועוד מידע ממקורות חיצוניים בקלות.
ניתן לעקוב אחר התקדמות הייבוא, ובסיום התהליך לקבל הודעה מפורטת על כמות הרשומות שנכשלו. על מנת למנוע כישלונות בייבוא הרשומות עקוב אחר מאמר זה.
 

ייבא את הנתונים שלך בחמישה שלבים פשוטים
 

על מנת לייבא מידע מקובץ אקסל, יש ללחוץ על גלגל השיניים בצד שמאל למעלה, ואז ללחוץ על ייבוא מידע מקובץ בתפריט הימני. כעת ניתן ללחוץ על התחל ייבוא.

כניסה להגדרות ייבוא מידע מקובץ ולחיצה על התחל ייבוא
 
שלב ראשון: לחץ על בחר קובץ על מנת לבחור את הנתונים שברצונך לייבא ואז לחץ על הבא.
הקובץ צריך להיות בפורמט CSV או EXCEL.
 
בחירת קובץ בתוך ייבוא קבצים
 
שלב שני: בחר את סוג המידע אותו אתה מעוניין לייבא. במקרה זה ייבאנו קובץ אקסל עם פרטי לקוחות לכן נבחר באובייקט לקוח.
 
 בחירה בסוג המידע בחלון ייבוא מידע מקובץ
 
בחר ב- ייבוא רשומות מחדש או עדכון רשומות קיימות.
במידה ותרצו שיופעלו על רשומות אלו תהליכי עבודה, שדות סיכום נתונים, מעקב אחר שדות וסנכרון אנשי קשר/פגישות לגוגל, יש לסמן ב- V "הפעל תהליכים בעת ייבוא".
 
בחירת פעולה בייבוא מידע מקובץ
 
שלב שלישי: מפה את שדות הנתונים. התאם את העמודות בקובץ, לשדות אצלך במערכת.
יש להקפיד על התאמה נכונה כדי שהנתונים יכנסו למערכת באופן מתאים.
 
מיפוי שדות הקובץ לשדות בתוכנה
 
לסיום לחץ על ייבא.
 
 
הוראות מפורטות להכנת קבצי אקסל לייבוא
 
חשוב לוודא כי שמות השדות של הנתונים המיובאים יופיעו בשורה הראשונה של קובץ האקסל. באפשרותך להשתמש בשדות הקיימים במערכת ו/או ליצור שדות מותאמים אישית לצרכי העסק שלך. תוכל להיעזר בקבצי הדוגמה לייבוא הנתונים.
 
ממשק ייבוא הנתונים של מערכת Powerlink מאפשר שני תהליכי ייבוא שונים: האחד, יצירת רשומות חדשות והשני עדכון רשומות קיימות. במידה ובחרת בתהליך של יצירת רשומות חדשות, כל הרשומות המופיעות בצורה תקינה בקובץ האקסל יועתקו למערכת, גם במידה והרשומות כבר קיימות במערכת. כלומר, במידה ובחרת בתהליך יצירת רשומות חדשות מסוג לקוח, ייתכן כי יווצרו רשומות כפולות (הרשומות שיובאו והרשומות שכבר קיימות במערכת). במידת הצורך, באפשרותך לאחד בין שני הכרטיסים לפי הזיהוי החכם המובנה במערכת לפי שדות הדוא"ל או הטלפון הראשי. תוכל לקרוא עוד על מגנון בדיקת הכרטיסים הכפולים ועל תהליך איחוד הכרטיסים הכפולים במרכז המידע שלנו. 
 
בנוסף לנתוני ההתקשרות הכלליים, באפשרותך להגדיר נתונים כמו סטטוס, מנהל לקוח, מקור הגעה וכדומה שישמרו במערכת. כדי לעשות זאת, עליך להוסיף את שם השדה הרלוונטי בשורה הראשונה של הקובץ ולאחר מכן להתאים את הנתונים לרשומות שאתה מעוניין לייבא. 
 
במקרה של ייבוא נתונים לשדות מסוג תיבת בחירה (למשל: סטטוס לקוח) או שדה רשומה מקושרת (למשל: מנהל לקוח) חשוב לוודא שהאיות של ערך הנתונים הוא זהה במדויק לאיות המופיע בערכי השדות. במידה והאיות לא יהיה זהה, ערכי השדה יופיעו ריקים.