ניהול משימות ופגישות

איך לנהל לוז יומי בצורה טובה ומסודרת?

הסוד לשמירה על קשר עם לקוחות קיימים וניהול תהליך מכירה עבור לקוחות פוטנציאליים הוא ניהול קשר עקבי ומתמשך עם הלקוח. בכדי לאפשר זאת פיתחנו מספר אפשרויות שיעזרו לכם להפוך את התהליך ליותר פשוט וקל.

 

מעקב יומי של ביצוע משימות מתחיל במייל. בכדי לייעל את העבודה, ריכזנו עבורכם את כל המשימות והפגישות של אותו היום, שיגיעו אליכם כל יום בשעה 8:00 בבוקר. במייל זה תראו גם משימות שחלפו ולא הושלמו.

ניתן לבטל או להפעיל קבלת מייל יומי על ידי כניסה לתמונות הפרופיל בצד שמאל> לחיצה על פרופיל משתמש:

 

לאחר מכן לחצו על התראות בתפריט השמאלי ובחרו בלשונית 'הגדרת התראות':

 

כעת, ניתן לסמן וי על אפשרות יומן פגישות ומשימות יומי לפי רצונכם, לסיום לחצו שמור: 

הגדרת התראות דואל

 

ניהול משימות ופגישות באייקון שעון: 

מעקב אחר ביצוע משימות ממשיך בלחיצה על אייקון השעון בצדו השמאלי העליון של המסך. כאן מרוכזות כל הפגישות והמשימות. ברירת המחדל היא צפייה במשימות ובפגישות שלנו"היום" וכשנלחץ על אחת מהלשוניות הנוספות, נוכל לצפות בסדר היום של "מחר", "החודש", "פתוח" ו"עוד".

לחיצה על לשונית ה"עוד" תציג לנו אפשרויות לו"ז נוספות כמו השבוע, שבוע הבא, חודש נוכחי, חודש הבא ואפשרות להזנת תאריך מותאם אישית.

 

נציג המכירות יכול לנהל את סדר היום שלו ולתזמן משימות ופגישות שיוצגו לפי הסדר:

שעון המשימות

בכדי להיכנס למשימה יש ללחוץ עליה, בכדי לסמן שבוצעה יש לסמן וי בקוביה הריקה שלצד המשימה:
 

ניהול משימות ופגישות דרך הסטרים

לאחר שנכנסו לכרטיס הלקוח נראה את כל המשימות והפגישות שמשוייכות ללקוח ונוכל לבצע את המשימות הרלוונטיות לאותו יום. בנוסף לתיעוד פגישות ומשימות, הסטרים שנמצא בצדו השמאלי של כרטיס הלקוח נועד גם לתעד שיחות מול הלקוח. לדוגמא: תיעוד שיחה עם לקוח פוטנציאלי לאחר יצירת קשר ראשוני. 

צירפנו הסבר שיעזור לכם לקבוע משימות ופגישות מתוך כרטיס לקוח באופן פשוט וקל.

 

קביעת משימה או פגישה  מתחילה בלחיצה על טאב "משימה"/ "פגישה" בסטרים:

 

במידה וזו משימה יש לכתוב את פרטי המשימה, ללחוץ על השעון לבחור תאריך ולשייך את המשימה למבצע הרלוונטי על ידי לחיצה על תמונת הפרופיל ובחירת שם מתוך הרשימה.

ניתן ללחוץ על חלון דיאלוג על ידי לחיצה על החלון עם החץ.

יצירת משימה בסטרים כרטיס הלקוח

 

במידה וזה פגישה  לאחר לחיצה על טאב "פגישה" יפתח חלון דיאלוג ובו יהיה למלא את נושא הפגישה, אפשרות לבחירת משתמש (נציג) לשיוך, סוג הפגישה ומועד הפגישה:

צפייה ביומן הפגישות

 

לאחר קביעת המשימות והפגישות הרלוונטיות ניתן לצפות בהן מתוך הסטרים ולבצע השלמה של המשימות על ידי סימון v:

 

ניהול משימות ופגישות דרך תצוגות

אפשרות נוספת לבצע מעקב יעיל אחר ביצוע משימות היא עבודה עם תצוגות. נבחר באפשרות זו במקרה של ניהול צוות. כשברצוננו לנהל משימות עבור כמה עובדים נוכל להגדיר תצוגות של משימות פתוחות, משימות שהושלמו ומשימות שלא הושלמו שהתאריך שלהן עבר ולבדוק ביצוע עבור כל עובד. 

יצרנו עבורכם תצוגות שיעזרו לכם להתחיל לעבוד אבל אם תרצו להגדיר תצוגה חדשה מותאמת אישית תוכלו ללחוץ על אובייקט "משימות" ולאחר מכן על אייקון שלוש הנקודות שנמצא בצד שמאל למעלה ולאחר מכן על "צור תצוגה חדשה": 

 

לאחר מכן בחרו שם לתצוגה והוסיפו סינון רלוונטי באייקון הסינון:

 

 

במקרה של משימות פתוחות עבור עובד ספציפי נבחר בסינון> סטטוס שווה ל: "פתוח", מבצע= משתמש נוכחי \ שם העובד הרלוונטי:

עריכת תצוגה

 

מעקב אחר תאריך פעולה הבאה דרך רשימת הלקוחות

דרך נוספת לבצע מעקב אפקטיבי אחרי מועדי הפגישות והמשימות עבור הלקוחות שלכם הוא שדה "תאריך פעולה הבאה" שדה זה מציג את מועד המשימה או הפגישה הבאה עבור הלקוח ברשימת הלקוחות שלכם. בכדי להוסיף שדה זה לחצו בכרטיס לקוח על אייקון שלוש הנקודות ואז על "עריכת טופס" ובצעו גרירה של שדה: "תאריך פעולה הבאה" מצדו הימני של המסך למרכזו:

תאריך פעולה הבאה

 

מעקב משימות בלוחות בקרה

בתור מנהלים אנחנו לא תמיד רוצים לרדת לפרטים של כל משימה ומשימה, לפעמים חשוב לקבל תמונה כוללת של המצב ולשם כך נועדו לוחות הבקרה. כאן תוכלו להבין את יעילות העבודה של כל חבר בצוות, לעקוב אחר מספר המשימות היומי, השבועי והחודשי ולבצע השוואה לעובדים אחרים. בנוסף, קל מאד לראות בלוחות הבקרה משימות שלא בוצעו ולבצע פולו אפ אחרי פעילות הצוות שלכם.

דוגמא ללוחות בקרה שיכולים לעזור במעקב מסוג זה:

משימות פתוחות לפי עובד:

עריכת ווידג'ט משימות פתוחות לפי נציג

 

מדד של משימות פתוחות היום:

עריכת ווידג'ט מדד משימות פתוחות

 

מדד של משימות שלא הושלמו:

עריכת ווידג'ט מדד למשימות שלא הושלמו

 

אז אחרי שקיבלתם את המתכון הסודי להצלחה במכירות ושמירה על לקוחות קיימים, כל מה שנותר לעשות הוא לגשת לעבודה!