כיצד להשתמש ב- Team Inbox

כיצד להשתמש ב- Team Inbox?

Team Inbox - תיבת המייל הצוותית מאפשרת לכם לחבר את תיבות הדואר האלקטרוני המשותפות שלכם למערכת.

היכנסו לאובייקט לקוחות ובחרו בלקוח מסויים:

לחיצה על כרטיס לקוח בתוכנת פאוורלינק

 

בסטרים שנמצא בצד השמאלי של כרטיס הלקוח מופיע כפתור הדוא"ל. 
המיילים יופיעו בסטרים הכרטיס בסדר כרונולוגי, כאשר החדש ביותר יופיע מעלה.


לצורך הדוגמה, נלחץ על כפתור דוא"ל ויפתח חלון לכתיבה ועיצוב המייל שלנו:

שליחת דואל ללקוח מתוך מערכת פאוורלינק

 

שדה ה"אל" ימשוך את כתובת הדוא"ל מכרטיס הלקוח או איש קשר לפי שדה דואר אלקטרוני. כאשר לא נמצאה כתובת דוא"ל למשוך השדה יישאר ריק.
כאשר נמלא כתובת דוא"ל לא תקינה יופיע חיווי באדום.
נזין את נושא ההודעה ונכתוב את גוף המייל באמצעות הכלים המוצעים.

ניתן גם להעלות קבצים למייל ואף להוסיף תבניות מוכנות מראש:
- לחיצה על אייקון הקבצים תוביל לבחירת קבצים מהמחשב. תוך כדי ההעלת הקובץ תקבלו חיווי על ההעלאה, וכן גם אם ההעלאה נכשלת. ישנה הגבלה של עד 25 MB.
- כפתור "תבניות" המופיע מצד ימין למטה, מאפשר להוסיף תבנית דוא"ל חדשה ולהשתמש בה.

 

שליחת מייל ללקוח ממערכת פאוורלינק

כאשר משתמש יוצר שיחה ב-Team Inbox, השיחה תהפוך להיות משויכת למשתמש שיצר אותה.

 

צפיה בהודעות דוא"ל

כל מייל חדש במערכת יוצר "שיחה" וכל "השב" מתווסף כשרשור לאותה שיחה. יכולות להיות כמה שיחות עם אותו הלקוח, כלומר מספר שרשורי מיילים שונים.

לכל שיחה יש סטטוס: "פתוח" ו"סגור". כשמייל חדש מתקבל סטטוס השיחה הוא "פתוח" וכאשר משיבים לאותו המייל סטטוס השיחה יהפוך ל"סגור". ניתן גם לשנות ידנית את הסטטוס. 

 

שינוי סטטוס שיחה עם לקוח במערכת פאוורלינק

 

בכרטיס הלקוח ישנו שדה בשם "שיחה אחרונה" שמשתנה באופן אוטומטי בהתאם לסטטוס השיחה. כלומר, כאשר סטטוס פתוח השדה יהיה מלא בנושא השיחה האחרונה וכאשר הסטטוס יהיה סגור השדה יהיה ריק:

שדה שיחה אחרונה עם לקוח בתיבת הדואל השיתופית של פאוורלינק

 

שיחות פתוחות יופיעו ראשונות בסטרים, ביחד עם משימות ופגישות פתוחות.

במידה ואינכם מוצאים את השדה "שיחה אחרונה" לחצו על גלגל השיניים בכרטיס הלקוח וגררו את השדה למקום הרצוי.

 

שדה שיחה אחרונה במערכת פאוורלינק
 

לשיחה בסטרים ישנם מספר כפתורים: השב, סטטוס ומטפל שיחה.
לחיצה על "תגובה" תפתח את חלון עיצוב המייל ללא הנושא ותשייך אוטומטית את השדה "אל".
כאשר נשיב על הודעת דוא"ל ההודעה תשוייך לשיחה בצורה אוטומטית.
ניתן להשיב לכל המכותבים ע"י לחיצה על "תגובה לכולם" וניתן להעביר את המייל לכתובת אחרת ע"י לחיצה על כפתור "העבר".
כמו כן, ניתן לשנות את הנציג המטפל בלחיצה על השם של המשתמש. 

 

הרשאות Team Inbox

מנהל מערכת יכול לבחור בהרשאות מי יוכל לראות ו\או להשתמש בTeam Inbox.
כדי לשלוח הודעת דוא"ל מהמערכת נדרשות ההרשאות:

תיבות דוא"ל צוותיות - קריאה
הודעות דואר אלקטרוני - יצירה וקריאה
Inbox - קריאה, יצירה (ניתן לאפשר גם עריכה על מנת לשנות סטטוס/מטפל בשיחה/שיוך לאובייקט וכו')

 

הרשאות לתיבת הדואל השיתופית בתוכנת פאורלינק