מערכת Fireberry מאפשרת לכם לשלוט בנתונים אשר יוצגו לכל משתמש ומשתמש וזאת באמצעות הגדרת הרשאות התפקיד במערכת.

על מנת להגדיר שמשתמש יצפה רק ברשומות אשר בבעלותו, יש לגשת להרשאת התפקיד אשר משוייכת לו דרך מסך המשתמשים.

דרך נוספת להגיע להרשאות התפקיד היא לחיצה על גלגל השיניים בצד השמאלי העליון של המסך > בחירה במערכת בתפריט בצד ימין > ובתפקידים בתפריט העליון. 

על מנת ליצור הרשאת תפקיד חדשה, לחצו על חדש מצד שמאל.

בכדי לצפות בכל אחת מההרשאות יש ללחוץ עליהן ולצפות כיצד מוגדרות.

ההרשאה האחראית על הצגה/אי-הצגה של נתונים הינה הרשאת הקריאה.
במידה ואפשרנו את הצגת הנתונים למשתמש, ההרשאה המגדירה אילו נתונים הוא יוכל לראות מבין כלל הנתונים באובייקט הינה הרשאת השיתוף (העמודה השמאלית ביותר):

רמת השיתוף במערכת נקבעת לכל רשומה ורשומה במערכת.
בכל רשומה ישנו משתמש שהוא "בעל הרשומה", ה-owner של הרשומה אשר מופיע בכל רשומה במערכת, בכל האובייקטים.
שדה זה מהווה חלק חשוב מאוד בכל נושא הרשאות התפקיד משום שהוא מתאר את הבעלות על הכרטיס ועליו מתבססות כל הגדרות השיתוף. 
לפיכך, המידע הקיים במערכת יוצג למשתמשיו בהתאם להרשאות תפקידם ובהתאם לרשומות אשר בבעלותם.
ניתן להגדיר בהרשאות התפקיד שרשומות שבבעלות אחרים, משתמש לא יוכל לראות.

באם קיימות יחידות עיסקיות במערכת, ניתן לתת הרשאות ליחידה העסקית בלבד.

אלה האפשרויות המייצגות את אופי הרשאת השיתוף:

על מנת שמשתמש יוכל לצפות בנתונים של רשומות מסוימות הוא צריך הרשאת קריאה (וי כחול בעמודת הקריאה),
על מנת שלא יהיה חשוף בכלל לאובייקט, לא ניתן לו הרשאת קריאה (עיגול ריק בעמודת הקריאה).

נתייחס לארבע הרשאות השיתוף האפשרויות:

1. שיתוף נתונים ברמת נציג בלבד - המשתמש יצפה ברשומות אשר בבעלותו בלבד.

2. שיתוף נתונים ברמת צוות בלבד - המשתמש יצפה רק ברשומות אשר בבעלותו ובבעלות משתמשים אשר מוגדרים באותה הרשאת תפקיד.

3. שיתוף נתונים ברמת יחידה עסקית בלבד - המשתמש יצפה רק ברשומות אשר בבעלותו ובבעלות משתמשים אשר מוגדרים באותה יחידה עסקית.

4. שיתוף נתונים ברמת הארגון כולו - המשתמש יוכל לצפות בכל הרשומות שנמצאות באובייקט, לא משנה מי בעל הרשומה.

דוגמאות:

על מנת שהמשתמש המוגדר בהרשאת תפקיד זו יצפה רק בלקוחות שלו, גשו לשורה "לקוחות" בטבלה, נסמן בוי כחול את עמודת הקריאה וסמנו "ברמת נציג בלבד" בעמודת השיתוף.

על מנת שהמשתמש המוגדר בהרשאת תפקיד זו יצפה במשימות שלו בלבד, גשו  לשורה "משימות" בטבלה, סמנו בוי כחול את עמודת הקריאה וסמנו "ברמת נציג בלבד" בעמודת השיתוף.

לשם שמירת השינויים, לא לחצו על שמור.