הגדרת הרשאות תפקיד מאפשרת מתן הרשאות שונות למשתמשים במערכת לפי תפקידם בארגון.

הגדרת הרשאת תפקיד בנויה מהחלקים הבאים:

הרשאות רשומות - הרשאות לרשומות שהן בסיס לעבודה של הארגון במערכת

הרשאות ניהול - הרשאות הקשורות לניהול אדמיניסטרטיבי של המערכת כגון: תצוגות, גרפים,

ניהול רשומות ושדות ועוד.

תפריט ראשי לתפקיד - הגדרת תפריט ראשי בהתאם להרשאת התפקיד

לכל פעולה במערכת קיימות 5 אפשרויות להן ניתן לתת הרשאות שונות:

1. אפשרות יצירה

2. אפשרות קריאה

3. אפשרות כתיבה

4. אפשרות מחיקה

5. אפשרות שיתוף

אלו הסימנים המייצגים את אופי ההרשאה:

הרשאות שיתוף:

רמת השיתוף במערכת נקבעת לכל רשומה ורשומה במערכת.
בכל רשומה ישנו משתמש שהוא "בעל הרשומה", ה-owner של הרשומה אשר מופיע בכל רשומה במערכת, בכל האובייקטים.
שדה זה מהווה חלק חשוב מאוד בכל נושא הרשאות התפקיד משום שהוא מתאר את הבעלות על הכרטיס ועליו מתבססות כל הגדרות השיתוף. לפיכך, המידע הקיים במערכת יוצג למשתמשיו בהתאם להרשאות תפקידם ובהתאם לרשומות אשר בבעלותם. ניתן להגדיר בהרשאות התפקיד שרשומות שבבעלות אחרים, משתמש לא יוכל לראות. 

באם קיימות יחידות עיסקיות במערכת, ניתן לתת הרשאות ליחידה העסקית בלבד.

על מנת לצפות בהרשאת תפקיד קיימת, לחצו על גלגל השיניים בצד השמאלי העליון של המסך > אבטחה בתפריט מצד ימין > תפקידים בתפריט העליון. כדי לצפות בכל אחת מההרשאות יש ללחוץ עליהן ולצפות כיצד מוגדרות.

על מנת ליצור הרשאת תפקיד חדשה, לחצו על חדש מצד שמאל.

שם תפקיד הוא שדה חובה. לאחר שתמלאו אותו, הגדירו את ההרשאות לרשומות ולניהול וכן את ההרשאות

השונות על פי כל אחת מאפשרויות ההרשאה.

ניתן גם לקבוע את התפריט הראשי על פי הרשאת התפקיד, כלומר שעל פי התפקיד של המשתמש

יוגדר התפריט הראשי שלו. לסיום לחצו שמור.

על מנת לערוך הרשאה קיימת, לחצו על הרשאת התפקיד שברצונכם לערוך, בצעו את השינויים הרצויים

ולאחר מכן לחצו שמור.

כדי למחוק הרשאה קיימת, סמנו הרשאת תפקיד אחת או יותר שברצונכם למחוק מהרשימה ולחצו

על X המופיע מעל לטבלה משמאל. כעת תופיע ההודעה: "האם למחוק רשומות שנבחרו?"

לחץ OK לאישור או  Cancel לביטול.

על מנת ללמוד בהרחבה את נושא הרשאות התפקיד, צפו בסרטון הבא.