כיצד לייבא קובץ Excel בהצלחה:

כזכור, מערכת Powerlink מאפשרת לבצע ייבוא נתונים בעזרת ייבוא קובץ אקסל / CSV. 

לפני ייבוא נתונים למערכת מומלץ לבצע את הפעולות הבאות:

1. גבו את הנתונים לפני ההעלאה ע"י ייצוא הנתונים הקיימים במערכת לקובץ אקסל.

 

2. ערכו ניסוי של ייבוא עם 5 רשומות בלבד, על מנת לבדוק תקינות (לא לשכוח למחוק את 5 הרשימות מרשימת הנתונים המלאה, אם הייבוא היה תקין, כדי להימנע מיצירת כפילויות מיותרות).

 

3. הפכו את סטטוס תהליכי העבודה שקשורים לאובייקטים המיובאים ללא פעילים עד להשלמת תהליך הייבוא. 

 

4. חשוב לזכור כי ייבוא של כמות גדולה של נתונים עלול להביא לאיטיות בשימוש במערכת בעסק שלך, ולכן מומלץ לתזמן את הייבוא שלא בשעות העומס של הפעילות העסקית.

 

דוגמאות לקבצי אקסל לייבוא נתונים
 

על מנת לייבא רשימת לקוחות אנשי קשר למערכת Powerlink CRM, יש לאסוף את כל המידע הרלוונטי לקובץ אקסל. במהלך תהליך הייבוא, אתה תדרש למפות את את הנתונים לשדות המופיעים במערכת.

 

הקבצים המצורפים הם קבצי דוגמה לאופן שבו רשימות הלקוחות, המוצרים או אנשי הקשר שלך צריכים להיראות:

 

לקוחות

מוצרים

אנשי קשר

 

 

שימו לב: 

 

1. עליכם להכין קובץ אקסל עבור כל סוג אובייקט שאתם מעוניינים לייבא.

2. במידה ואתם מעוניינים לייבא סוג מידע שאין לו שדה תואם במערכת, עליכם ליצור שדה כזה במערכת בצורה ידנית לפני הייבוא.

טיפים חשובים לייבוא מוצלח

מתוך ניסיון שלנו ושל לקוחות שלנו, אספנו טיפים חשובים שיעזרו לכם בייבוא מוצלח של קבצים אלו:

1. שימו לב שהקובץ נקי מעריכות- סמנו את תוכן הקובץ (ctrl+A) > לחצו על נקה > נקה עיצובים מופיע בצד שמאל של סרגל העבודה:

2. הצמידו את כל התוכן לצד אחד - סמנו את כל תוכן הדף (ctrl A ) ולחצו על "יישר לימין"/"יישר לשמאל" 

3. את השדות בקובץ יש להתאים לשדות בתוכנה גם מבחינת סוג השדה. להלן רשימת השדות וההתאמות שיש לוודא שבוצעו:

    א. דואר אלקטרוני בתוכנה יקבל כתובת מייל
    ב. שדה מסוג מספר טלפון יקבל מספר בלבד ללא רווח או מקף
    ג. שדה מסוג מספר יקבל מספר בלבד (ללא רווח לפניו או אחריו)
    ד. שדה מסוג תיבת בחירה יוכל לקבל את הערכים כפי שמופיעים בתוך תיבת הבחירה בדיוק
    ה. שדה מסוג רשומה מקושרת יקבל ערך כפי שהוא רשום במערכת בדיוק.
    ו. שדה מסוג תאריך יקבל תאריך בלבד הכתוב בפורמט תקני (dd/mm/yyyy)
    ז. שדה מסוג כתובת אינטרנט יקבל כתובת אינטרנט בלבד- בפורמט www.xxxxxx.xxx

4. שימו לב שאין רווחים וסימני פיסוק מיותרים, כלומר שבשדות בקובץ האקסל אין רווחים לפני ואחרי מספר, וכתובות המייל כתובות בפורמט xxx@xxx.xxx.  

5. הגדירו את הקובץ כפורמט טקסט - סמנו את כל הקובץ (ctrl A ) > מקש ימני>עיצוב תאים>בחרו טקסט.

6. לפני תחילת הייבוא אנא שימו לב כי אתם לא מייבאים לשדות נעולים ושדות חישוביים. לדוגמא: השדה "שם מלא" המחבר בין שם פרטי לשם משפחה הוא שדה חישובי.

7. וודאו כי הקובץ אינו מכיל כמה גיליונות.

8. שימו לב להגדרות שפה במערכת ההפעלה במחשב, עליכם לשנות אותן לעברית.

9. שימו לב - במידה וקיימת חמש שורות ריקות או יותר בקובץ האקסל, הייבוא ייפסק. יש להימנע ממצב בו ישנן שורות ריקות בקובץ.

10. כמות הרשומות שניתן לייבא בפעם אחת תלויה בסוג הרישיון שלכם. בחלק מהרישיונות ניתן לייבא עד 10,000 רשומות בכל ניסיון ייבוא וברישיונות הגבוהים יותר, עד 100,000 רשומות. עם זאת, איננו מגבילים את כמות הפעמים שביכולתך לייבא נתונים מקבצים. לבדיקת המבלה ניתן לעבור למחירון המצורף כאן.

במידה והייבוא עדיין לא צלח:

   א. נסו לשמור את התוכן בקובץ חדש, באמצעות העתק-הדבק.
   ב. נסו לשמור את הקובץ כקובץ csv.

אם אתם מנסים לבצע עדכון רשומות:

כאשר מסמנים בצ'ק בוקס ייבוא ללא תהליכי עבודה - אם מדובר על ייבוא רשומות לאובייקט עם שדה autonumber (כמו שדה מספר לקוח באובייקט לקוח) - הרשומות המיובאות לא יכילו מידע בשדה זה.

ישנה הגבלה עבור כל סוג שדה מבחינת הכמות המקסימלית של תווים שהשדה יכול להכיל. במידה שחורגים מאורך התווים בשדה, אותה רשומה המכילה את השדה עם הערך החורג, לא תיובא.

שימו לב: שדות מסוג תאריך ותאריך ושעה צריכים לקבל ערכים בפורמט UTC.

להסבר כיצד לייבא קובץ, לחצו כאן.