אחת מהאוטומציות שבאפשרותך להוסיף היא שליחת הודעת דואר אלקטרוני.
כלומר, בעדכון או יצירת רשומה חדשה, הודעת מייל מוגדרת מראש תשלח לנמען הקשור לרשומה.
במאמר זה יפורטו שתי דוגמאות של אוטומציה לשליחת דוא"ל:
דוגמא ראשונה- אוטומציה לשליחת מייל עבור לקוח חדש שהצטרף למערכת.
דוגמא שנייה- אוטומציה לשליחת מייל ללקוח ביום ההולדת שלו.
בשלב הראשון, נווטו אל אובייקט "אוטומציות" בתפריט הראשי.
(1).png "אובייקט אוטומציות")
בשלב הבא, לחצו על חדש ובחרו את האובייקט שיפעיל את האוטומציה.
דוגמא ראשונה- שליחת מייל ללקוח חדש:
סוג: בדוגמה זו נבחר אות אובייקט "לקוח" מכיוון שהתנאי להפעלת האוטומציה הוא שלקוח חדש נוצר במערכת.
כעת ניתן לאוטומציה שם רלוונטי על ידי לחיצה על שמה הנוכחי של האוטומציה בראש העמוד.
מתי: תחת "מתי" יש להגדיר באילו מקרים האוטומציה תחול.
בדוגמה שמוצגת, נרצה שהאוטומציה תחול בעת יצירת לקוח חדש ולכן התנאי שנגדיר תחת הוסף תנאי הוא "רשומת לקוח נוצרה".
.png "Untitled design (86).png")
ניתן להוסיף סינונים שרק עמידה בהם תפעיל את האוטומציה.
אם: בשביל להוסיף תנאי יש ללחוץ על הוסף סינון. בתיבה הימנית שנפתחה נבחר מהו השדה שבעת שינויו נרצה שישלח המייל.
במקרה זה, אין צורך להגדיר סינון כיוון שרצה שהמייל ישלח לכל לקוח חדש שנוצר ללא תנאים וסינונים.
הערה חשובה:
רק במקרים בהם האוטומציה תפעל "כאשר נוצרת רשומה חדשה" ניתן לדלג על השלב של הגדרת סינונים. כל מקרה אחר ידרוש הגדרת סינונים.
אז: תחת אז לחצו על הוסף פעולה ובחרו את הפעולה של שליחת דוא"ל.
.png "Untitled design (87).png")
כעת נגדיר את ההודעה שתשלח:
* בשדה "מאת" (שם) קבעו את השם ממנו נשלח המייל.
* בשדה "מאת" (כתובת דוא"ל) הגדירו כתובת מייל תקינה ממנה ישלח המייל ללקוח- ניתן לבחור בכתובת מייל מוגדרת או להוסיף כתובת מייל חדשה.
* בשדה "אל" הגדירו לאיזה כתובת מייל תשלח ההודעה, אפשר גם להוסיף דוא"ל מותאם אישית.
* ב"נושא" יש להגדיר את כותרת המייל.
שימו לב:
בעת הוספת כתובת דואר אלקטרוני לשליחת מייל ישלח לאותו המייל קוד לאימות דו-שלבי על מנת להגדיר את כתובת המייל. רק לאחר שהשלמת האימות כתובת הדוא״ל לשליחה תתווסף.
הערה חשובה:
בכל שלב תוכלו להסיר כתובת דוא״ל שאומתה בעבר. למחיקת כתובת דוא״ל קיימת לחצו על אייקון פח הזבל ואשרו על ידי הקלדת הערך ״מחיקה״.
(1).png "t (57).png")
כעת כתבו את תוכן ההודעה המבוקשת וצרו הודעה מותאמת אישית, ניתן להשתמש בתגיות דינאמיות במידה ותרצו למשוך שדות מסויימים אל תוכן ההודעה. (הסבר בנושא תגיות דינאמיות נמצא בתחתית המאמר).
.png "Untitled design (88).png")
לבסוף יש ללחוץ על "שמור" ← על מנת להפעיל את האוטומציה יש לשנות את כפתור ההפעלה מ"טיוטה" ל"פעיל" או לאשר את ההודעה המתקבלת לאחר שמירת האוטומציה.
דוגמא שנייה- שליחת מייל ללקוח ביום ההולדת שלו:
סוג: בדוגמה זו נבחר אות אובייקט "לקוח" מכיוון שהתנאי להפעלת האוטומציה הוא שללקוח יש יום הולדת.
כעת ניתן לאוטומציה שם רלוונטי על ידי לחיצה על שמה הנוכחי של האוטומציה בראש העמוד.
מתי: תחת "מתי" לחצו על הוסף תנאי ובחרו באפשרות "רשומת לקוח עודכנה".
נרצה שהאוטומציה תחול רק כאשר רשומת הלקוח עודכנה עם תאריך היומולדת ששווה ל"היום".
(1).png "t (58).png")
אם: תחת "אם" נגדיר את התנאי שאומר שתאריך היום הולדת חל היום.
לחצו על הוסף סינון, בשם השדה בחרו את השדה שבו מוזן תאריך יום ההולדת של הלקוח, בתנאי הגדירו את האופרטור "שווה" ובערך בחרו את "היום".
(1).png "t (59).png")
אז: תחת אז לחצו על הוסף פעולה ובחרו את הפעולה של שליחת דוא"ל.
קבעו את הגדרות ההודעה שצויינו בדוגמה הראשונה: מאת (שם), מאת (כתובת דוא"ל), אל ונושא.
בתוכן ההודעה נסחו את מייל יום ההולדת שתרצו שישלח ללקוח, גם כאן תוכלו להוסיף תגיות דינאמיות לגוף המייל.
מהן תגיות דינאמיות?
תגיות דינאמיות מאפשרות הוספת פרטים מן הרשומה שהפעילה את האוטומציה.
ניתן להוסיף תגיות דינאמיות על ידי לחיצה על { } בתחתית העמוד.
(1).png "t (61).png")
לדוגמא, אם נרצה ששמו הפרטי של הלקוח יופיע בהודעת הטקסט, נלחת על הסוגריים ונבחר בתגית "שם פרטי".
לאחר הבחירה יופיע משמאל טקסט באנגלית- ניתן להעתיק ולהדביק את הטקסט במיקום המבוקש בגוף ההודעה:
לבסוף יש ללחוץ על "שמור" ← על מנת להפעיל את האוטומציה יש לשנות את כפתור ההפעלה מ"טיוטה" ל"פעיל" או לאשר את ההודעה המתקבלת לאחר שמירת האוטומציה.