מאמר זה הוא המשך של ייצוא כל המידע מהמערכת, לכן מומלץ להתחיל ממנו לפני קריאת מדריך זה.
למעבר למאמר ייצוא כל המידע מהמערת לחצו כאן.
פתיחת הקובץ:
בעת ביצוע ייצוא המידע מהמערכת מתקבל מייל בחשבון המייל של המשתמש העיקרי במערכת.
המייל מכיל לינק ובו קבצי CSV מכל האובייקטים הקיימים במערכת (כולל מסמכים חשבונאיים וכל המסמכים המקושרים בסטרים הרשומה).
(1).png "team inbox 5 (2).png")
במקרים מסוימים, לאחר הלחיצה תתקבל הודעת שגיאה.
.gif "chrome_ayikTSVFzS (1).gif")
המקרים בהם יכולה להתקבל השגיאה הם:
מקרה ראשון:
הנכם מחוברים לחשבון המייל שלכם באמצעות אפליקציה המותקנת במחשב שלכם ולא דרך דפדפן אינטרנט.
פתרון:
1. התחברו לחשבון המייל שלכם מתוך דפדפן Chrome.
2. התחברו למשתמש שלכם במערכת Fireberry באותו הדפדפן.
3. הורידו את קובץ הייצוא שקיבלתם לחשבון המייל שלכם.
מקרה שני:
אינכם מחוברים למשתמש שלכם במערכת Fireberry מאותו הדפדפן בו נפתח הלינק להורדת הקבצים.
פתרון:
1. התחברו למשתמש שלכם במערכת Fireberry באותו הדפדפן.
2. הורידו את קובץ הייצוא שקיבלתם לחשבון המייל שלכם.
שימו לב: בשביל לייצא את המידע בצורה תקינה עליכם לוודא שהנכם מחוברים לחשבון המייל שלכם מתוך אותו דפדפן Chrome בו אתם מחוברים למערכת Fireberry. אם אינכם מוצאים את המייל תוכלו לאתר אותו בתיקיית "All mail" / "כל הדואר".
קריאת הקובץ:
קובץ ה-ZIP שקיבלתם מכיל קבצי CSV מכל האובייקטים במערכת. בכל פתיחת קובץ תיפתח טבלה ובה עמודות שמייצגות את השדות הקיימים במערכת.
מבנה הקובץ:
1. כותרות העמודות בקובץ הן שמות המערכת של השדות ברשומה, על מנת לשייך את העמודה לשם השדה תוכלו להיעזר בפירוט של שדות רשומה שנמצא תחת הגדרת רשומות.
.png "t (90).png")
להרחבה בנושא הגדרת רשומות לחצו כאן.
2. כל קובץ מכיל עמודה עם מזהה הרשומה שלה, למשל באובייקט לקוחות הקובץ יכיל עמודה בשם "accountid".
בנוסף, שדות מסוג רשומה מקושרת יוצגו בצורה זהה. כלומר הערך שיוצגו בשדה של הרשומה המקושרת יכיל את מזהה הרשומה (ID).
3. לכל ערך בתיבת הבחירה יש מספר שמייצג את ערכי תיבות הבחירה ואלו הערכים שתראו בקובץ, למשל הערכים של שדה סטטוס.
(1).png "yarden (1).png")
בכדי להגיע למסך זה בצעו את השלבים הבאים:
1. כנסו להגדרת רשומות במערכת ובחרו בעמוד בו נמצא השדה הרלוונטי. להסבר כיצד לעשות זאת לחצו כאן.
2. לחצו על שדה תיבת הבחירה שאת הערכים שלו תרצו לראות.
3. עמדו על אייקון ⓘ וחשפו את הערך של כך אחת מאפשרויות בחירה.
.png "yarden (2).png")
כך תוכלו לבצע השוואה בין הערכים המספריים שאתם רואים בקובץ לבין ערכי שמות הערכים שמוצגים לכם במערכת Fireberry. להרחבה בנושאי שדה תיבת בחירה לחצו כאן.
בכדי לבצע התאמה בקבצי האקסל ולהחליף בין הערכים המספריים לערכי הטקסט שמוזנים אצלכם במערכת במהירות:
1. סמנו את העמודה הרלוונטית (למשל סטטוס)
2. לחצו על CTRL+F ועברו ללשונית Replace
3. תחת Find what: הזינו את הערך המספרי אותו תרצו להחליף.
4. תחת Replace with: הזינו את ערך הטקסט המותאם.
5. לחצו על Replace all.
כך תמשיכו לכל הערכים המספרים הקיימים לכם בקובץ.
מה לעשות כאשר קובץ ה- CSV נפתח בג'יבריש?
במקרה שהקובץ שהומר ל-CSV מופיעות אותיות ג'יבריש במקום עברית, יש לבצע את השינוי הבאים במערכת ההפעלה:
1. כנסו ללוח הבקרה
2. בחרו ב-Clock, Language and Region
3. בחרו ב-Region
4. לחצו על לשונית Administrative
5. לחצו על Change system locate
6. שנו את שפת הקובץ לעברית ולחצו על שמור.