עדכון רשומות מתוך קובץ
המערכת מאפשרת לבצע עדכון לרשומות במערכת בעזרת ייבוא קובץ אקסל / CSV
עדכון הרשומה מתבצע בעזרת הצלבת שדה מזהה יחודי לפיו יודעת המערכת איזו רשומה לעדכן בפרטים החדשים.
השדה הייחודי הוא שדה חד ערכי, הוא חייב להופיע פעם אחת בלבד בכל האוביקט כולו, אחרת במהלך עדכון הרשמות יעודכנו רשומות עם נתונים שאינם נכונים. שדה ייחודי ברוב העסקים יכול להיות מספר טלפון, תעודת זהות, מספר לקוח (במידה והמערכת ממספרת אוטומטית).
חשוב לדעת! במידה ואינכם בטוחים שהקובץ שאתם מייבאים מכיל לפחות שדה אחד שהוא חד ערכי למידע במערכת יגרם נזק בעקבות דריסת מידע קיים.
חשוב לדעת! במידה ואינכם בטוחים שהקובץ שאתם מייבאים מכיל לפחות שדה אחד שהוא חד ערכי למידע במערכת יגרם נזק בעקבות דריסת מידע קיים.
לפני ביצוע עדכון רשומות מקובץ יש לוודא התאמה של פורמט הנתונים בקובץ לנתונים במערכת.
טעויות נפוצות הגורמות לכשלון בייבוא הן אי התאמה של נתונים בקובץ לשדות במערכת.
יש לוודא בעיקר בשדה מסוג תיבת בחירה כי הערכים בקובץ תואמים למערכת, לדוגמא, אם יש רווח יש להתיחס אליו גם בקובץ.
נלחץ על גלגל השיניים המופיע בצד שמאל למעלה ולאחר מכן בתפריט מצד ימין על כלים. בתפריט העליון נבחר יבוא.
נלחץ על התחל ייבוא, נבחר את הקובץ מהמחשב ואז על הבא.
לאחר מכן, נבחר באיזה אוביקט נרצה לעדכן את הרשומות ונלחץ על "הבא":
בשלב הבא נלחץ על "עדכון רשומות קיימות":
חשוב! - עדכון הרשומות מתבצע בעזרת איתור שדה מזהה יחודי בכל רשומה
דוגמאות לשדות מזהים שכדי לבחור בהם כשדה מזהה :
-טלפון
-דואר אלקטרוני
-מספר לקוח
-ח.פ/ת.ז
המערכת מצליבה את הנתונים בקובץ עם הנתונים במערכת בעזרת השדה הנבחר, אותו יש לבחור בחלק העליון של המסך.
בחלק השלישי נסמן בהתאמה את הכותרות שבקבוץ לשדות במערכת.
שדות אשר ישארו ריקים בשלב זה לא יתעדכנו וישארו עם ערכיהם הקודמים שהיו במערכת:
לבסוף נלחץ על "ייבא"