אחד מסוגי השדות שניתן ליצור במערכת הוא שדה מסוג סיכום נתונים. שדה סיכום נתונים משמש לסיכום רשומות מאובייקט מקושר לאובייקט הנוכחי במערכת.

דוגמא לשדה מסוג סיכום נתונים היא, יצירת שדה מסוג סיכום באובייקט לקוחות אשר סוכם את כמות המשימות הפתוחות הקיימות לכל לקוח במערכת. כך במבט אחד בכרטיס הלקוח תוכלו להבחין כמה משימות פתוחות קיימות ללקוח שטרם טופלו על ידי המשתמשים.

ניתן להגיע לעריכת שדה סיכומי מתוך הגדרת הרשומות במערכת על פי ההסבר המצורף כאן. 

תחת סוג השדה בחרו את סיכומי ועברו לשלב הגדרת השדה וקביעת הרשומות המיועדות לסכימה.

רשומה מקושרת לסיכום:

בשלב הראשון בחרו את האובייקט המקושר עליו תרצו לבצע את הסכימה. אם נמשיך עם הדוגמא הקודמת, הרשומה המקושרת לסכימה תהיה ״משימות״. כיוון שבדוגמא יש צורך לסכום את כמות המשימות הפתוחות מתוך אובייקט לקוחות.

בסוגריים יופיע שם השדה שנמצא באובייקט המקושר, המקשר לאובייקט הנוכחי. בדוגמא זו, השדה שנמצא באובייקט משימות אשר מקשר לאובייקט לקוחות הינו שדה "משוייך ל".

הערה חשובה: בשביל ליצור שדה סיכומי הסוכם רשומות מקושרות מאובייקט אחר, עליכם לוודא שקיים שדה מסוג רשומה מקושרת, המקשר בין שני האובייקטים. האובייקט הנוכחי בו מתבצעת הוספת השדה והאובייקט ממנו מתבצעת סכימת הנתונים.

סוג הסיכום:

תחת סוג הסיכום יש לבחור את הסוג הרצוי. ניתן לבחור מתוך ארבע סוגי סיכום אפשריים:

מספר רשומות- סוכם את מספר הרשומות המקושרות מהסוג של האובייקט המקושר בו בחרתם. לצורך הדוגמא, אם ללקוח הנוכחי קיימות 3 משימות, השדה יסכום את שלושת רשומות המשימות.

מקסימום- בעת בחירת סוג סכימה זה יש לבחור שדה אחד עליו יתבצע החישוב- השדה יציג את הרשומה עם הערך המקסימלי מבין הרשומות. לדוגמא, אם נבצע סכימת מקסימום על חשבוניות המס של הלקוח, יש לבחור את השדה שלפיו יוצג הערך המקסימלי, למשל "סכום כולל". הערך שיוצג הוא הסכום הכולל המקסימלי מבין כל חשבוניות המס שמשוייכות לאותו הלקוח.

מינימום- בעת בחירת סוג סכימה זה יש לבחור שדה אחד עליו יתבצע החישוב- השדה יציג את את הרשומה הערך המינימלי מבין הרשומות. לדוגמא, אם נבצע סכימת מינימום על חשבוניות המס של הלקוח, יש לבחור את השדה שלפיו יוצג הערך המקסימלי, למשל "סכום כולל". הערך שיוצג הוא הסכום הכולל המינימלי מבין כל חשבוניות המס שמשוייכות לאותו הלקוח.

סיכום- בעת בחירת סוג סכימה זה יש לבחור שדה אחד עליו יתבצע החישוב- השדה יציג את הסכום הצבור של השדה הנבחר ברשומות המקושרת עבור כל הרשומות שמקושרות יחד. יש לבחור שדה אחד עליו יתבצע הסיכום, יוצגו לבחירה רק שדות מספריים מתוך הרשומה המקושרת. לדוגמא, אם נבחר סיכום של ה"סכום הכולל" של חשבוניות המס של הלקוח, נקבל את סך כל הסכומים מכל החשבוניות המס של הלקוח יחד.

דיוק בספרות:

התוצאה המחושבת בשדה סיכומי מציגה מספר ולכן יש לקבוע את רמת הדיוק שלו אחרי הנקודה העשרונית. אם למשל תרצו לקבל תוצאה של מספר שלם הגדירו את הדיוק להיות ״0״.

משתמש:

המשתמש שיוצר את השדה יתמלא באופן אוטומטי בשדה "משתמש" אך ניתן להחליפו בכל אחד מהמשתמשים ברשימה שלפניכם. שדה משתמש יגדיר אילו רשומות יכנסו לתוך הסכימה בהתאם להרשאות השיתוף הנתונות לתפקיד שלו באובייקט הנסכם. בדוגמא זו, המשימות שיסכמו הן כל אותן המשימות אליהן יש למשתמש שמוזן בשדה זה הרשאות שיתוף אליהן. אם קיימות משימות פתוחות נוספות, אך למשתמש שמוזן בשדה זה אין הרשאה לצפות בהן, המשימות הללו לא ילקחו בחשבון בסכימה. להרחבה בנושא הרשאות שיתוף לחצו כאן.

סינון:

לבסוף, ניתן להוסיף סינון ולצמצם את מספר הרשומות שיכנסו לסכימה. לדוגמא בסכימת סכום המשימות בקריאת שירות, נבחר להציג רק את המשימות בסטטוס ״פתוח״. ניתן גם להוסיף סינון של תאריך ולבצע את הסכימה מתאריך מוגדר או בין תאריכים.

בשביל להגדיר סכימה רק של משימות פתוחות, לחצו על הוסף סינון, תחת שם השדה בחרו בשדה סטטוס, בתנאי בחרו בשווה ל והגדירו את הערך להיות שווה לפתוח. כך שרק משימות שנמצאות בסטטוס פתוח בלבד יכנסו לסכימה.

תוכלו גם להוסיף לסינון קבוצת תנאים, כך שמספיק שלפחות אחד מהם יתקיים בשביל שהרשומה תיכנס לסכימת הנתונים.

בשביל להוסיף קבוצת תנאים לחצו על החץ הקטן שלצד הוסף סינון ואז בחרו בהוסף קבוצה.

תחת קבוצת התנאים החדשה שנפתחה הגדירו תנאים כך שמספיק שרק אחד מהם יתקיים בשביל שהרשומה שעונה עליהם (לפחות על אחד מהם) תיכנס לסכימה.

לסיום לחצו על שמור לשמירת השדה החדש וצפייה בסיכום.