איך תשארו פרודוקטיביים בסוף יום העבודה?

הדבר הכי חשוב שצריך לזכור לגבי פרודוקטיביות הוא שמדובר בריצת מרתון, ולא ריצת ספרינט. כלומר, זה שאתם מצליחים להיות סופר-פרודוקטיביים שעה אחת במהלך היום אבל אז שורפים את השעתיים הבאות על גלישה בפייסבוק – לא באמת אומר שהייתם פרודוקטיבים.

אמנם יש אנשים שמצליחים להתרכז ולהיות פרודקטיביים באופן טבעי במהלך כל יום העבודה שלהם, אבל רובנו לא כאלה. ככל שיום העבודה מתקדם, כך אנחנו מוצאים את עצמנו צריכים לקרוא כל שורה פעמים במסמך חשוב ומנסים בכוח למנוע מהמחשבות לנדוד. למעשה, זו כמעט עובדה שלא ניתן להתחיל את יום העבודה שלנו באותה מידת יעילות כמו שהתחלנו אותו – פשוט כי המוח שלנו לא מצליח.

למרבה המזל, יש כמה טריקים שיכולים לעזור לכם לשנות הרגלים ביום העבודה שלכם שיעזרו לכם להגביר את מידת הפרודוקטיביות של סוף היום.

קצת לפני השעה האחרונה של היום:
לקראת סיום יום העבודה שלכם, בערך שעתיים לפני שאתם מתכננים להעביר כרטיס ולצאת הביתה, מומלץ להשקיע מעט זמן כדי לעשות סדר בעניינים שנשארו פתוחים מיום העבודה שמגיע לסיומו. כך תוודאו שאתם מנצלים את הזמן לסגור את הדברים החשובים באמת, לפני שנגמר לכם הכוח.

1. בדקו את תיבת הדואר הנכנס: צפו בתיבת הדואר הנכנס שלכם, ובעיקר במיילים שקיבלתם במהלך היום, כדי לוודא שלא שכחתם לענות על אף מייל שדורש טיפול מידי. סמנו כ”לא נקרא” מיילים שאינם דחופים ושסובלים דיחוי במענה אליהם, כדי שתזכרו לחזור אליהם ביום העבודה הבא.
2. בדקו את תיבת הטיוטות: במהלך יום העבודה, תשומת הלב שלכם יכולה לסטות בקלות ממענה למיילים שהם לא בדיוק הדחופים ביותר. זהו הזמן הטוב ביותר לעבור על המיילים שנשארו כטיוטה בתיבת הדואר שלכם. אם המיילים הפכו להיות לא רלוונטיים – מחקו אותם מיד, וסיימו לכתוב את האחרים.
3. סגרו את כל הסחות הדעת מהמחשב: כיוון שאתם כבר יודעים שסוף יום העבודה הוא היום שבו הכי קל לאבד ריכוז, נסו למזער במידת האפשר את הדברים שיכולים להסיח את דעתכם. וכן, אנחנו מדברים גם על להתנתק מפייסבוק וקבוצות הוואטסאפ.
4. קחו הפסקה קלה: קחו כחמש דקות הפסקה שבמהלכן שתו מים, אכלו פרי או חטיף אנרגיה או תלכו לשירותים. כל דבר שיגרום לכם לקום מהכיסא ולמתוח מעט את הרגליים יעזור לכם לנצל את השעה הבאה בצורה טובה יותר.

בשעה האחרונה של יום העבודה:
5. בחנו את יומן הפגישות שלכם למחר: רגעים לפני שאתם מסיימים יום עבודה אחד, חשוב לוודא שאתם מסונכרנים על הלו”ז של יום העבודה הבא שלכם. הבדיקה הזו תעזור לכם גם להעריך כמה זמן תבלו מחר בפגישות וכמה זמן יישאר כדי להשלים משימות.
6. תעדפו את רשימת המשימות שלכם: כמו שהתחלתם את היום בהצצה ברשימת המשימות שלכם, כך גם כדאי שתחזרו אליה לקראת סוף יום העבודה. תחילה, סמנו את כל המשימות שהשלמתם במהלך היום כמשימות שהושלמו. בהמשך, בחנו מחדש את רשימת המשימות שנותרו פתוחות ותעדפו את המשימות לקראת יום העבודה הבא. בנוסף, בחרו משימה אחת מהרשימה שאתם חושבים שתספיקו להשלים בשעה הקרובה.
7. בצעו את המשימה: אחרי שבחרתם – במסגרת הסעיף הקודם – משימה אחת מכל רשימת המשימות שלכם – עכשיו זה הזמן לבצע אותה כדי לעשות עוד V אחד אחרון לפני שהיום נגמר באמת.
8. בדקו שוב את תיבת הדואר הנכנס שלכם: בדקו בפעם האחרונה את תיבת הדואר הנכנס שלכם כדי לוודא שלא פספסתם שום דבר חשוב שלא יכול לחכות למחר. אם אין – מזל טוב! אתם יכולים לכבות את המחשב ולצאת הביתה בראש שקט.

אז אלו היו הטיפים שלנו לסיום יום עבודה בצורה היעליה ביותר.
עכשיו תורכם – ספרו לנו איך אתם נשארים פרודוקטיביים במהלך סוף יום העבודה!