זמן שווה כסף: ניהול מוקד מכירות בלי לבזבז זמן מיותר

במערכת ה-CRM שלנו קיימת אפשרות ליצירת תהליכי עבודה אוטומטיים. מה הכוונה? דמיינו קוביות של דומינו העומדות זו לצד זו. תצטרכו להפיל רק אחת כדי שהיא תפיל את כל השאר. זו המהות של תהליכי עבודה. בעת ביצוע פעולה אחת קלה ופשוטה תבצעו למעשה הרבה יותר.

תהליכי העבודה יכולים להיות שימושיים במיוחד עבור ניהול מוקד מכירות. אצל נציגי מכירות הקלישאה היא אמיתית – זמן באמת שווה לכסף. לכן, ניצול יעיל של הזמן הזה יעלה באופן ישיר את ההכנסות של המוקד.

במקרה של ניהול מוקד מכירות קיים רצף עבודה קבוע. נציג המכירות יודע בדיוק מה הוא צריך לעשות ומתי הוא צריך לעשות זאת. לכל פעולה או תגובה של לקוח מתלווה פעולה אחרת שיכולה לגזול זמן רב. שליחת מייל, קביעת פגישה או הוצאת הזמנת עבודה הן רק דוגמאות לפעולות שיוכלו להתבצע בלחיצת כפתור אחת ויחסכו לנציגי המוקד את הטרחה והזמן.

כל מה שצריך לעשות זה ליצור שדה חדש בטופס עליו עובדים נציגי השירות במוקד- מתעניינים או לקוחות למשל. קראו לשדה “פעולה הבאה…” וקבעו את סוגו כשדה מסוג תיבת בחירה. כעת הוסיפו ערכים לשדה שיציגו את הפעולות שברצונכם לבצע. תוכלו לכתוב “להתקשר אליו מחר”, “לשלוח לו מייל לאימות פרטים” או “להפיק הזמנה ולשלוח”. חשבו על הפעולות השכיחות ביותר. שדה זה יהיה השדה אשר יפעיל את תהליך העבודה, הדומינו הראשון בטור.

2015-05-25_16h11_56

כעת כשהשדה המפעיל מוכן, ניגש למסך תהליכי העבודה הנמצא בחלון הגדרות המערכת. ניצור תהליך עבודה חדש ונבחר את סוג הרשומה על פי הטופס בו יצרנו את השדה המפעיל שלנו.

יצירת התהליך עצמו היא פשוטה. ראשית, יש לתת לו שם ולקבוע מתי יופעל. נבחר באפשרות “עדכון רשומה”. כעת נוסיף תנאי להפעלת התהליך. נמצא את השדה החדש שיצרנו ונקבע את אחד מערכיו כתנאי, לדוגמא את הערך “לחזור למתעניין”. כעת בסוג הפעולה נבחר ב”צור רשומה” ואז ב”משימה”.

2015-05-25_16h20_46

בשלב זה עלינו למלא את שדות החובה של המשימה. כדי ליצור משימה לאותה השעה בדיוק ביום למחרת נוסיף את השדה “תאריך סיום” ונכתוב בו Now+24 (השעה הנוכחית + 24 שעות קדימה). בשדה המשתמש נזין את הנוסחא {[!ownerid]} על מנת שהתהליך יתאים לכל אחד מנציגי המוקד.

זהו, התהליך מוכן! כעת בכל פעם שנציג יבחר בערך “להתקשר אליו מחר” בשדה הפעולה הבאה, תווצר באופן אוטומטי משימה עבורו שתזכיר לו להתקשר ללקוח ביום למחרת באותה שעה בדיוק. במידה ותרצו להפעיל את התהליך בשנית, תצטרכו להחזיר את השדה לבחירה ריקה, לשמור ולבחור שוב בערך המפעיל את התהליך. לא צריך לצאת מכרטיס הלקוח ולא צריך לקטוע את השיחה או את רצף העבודה. פשוט, מהיר וחסכוני בזמן.

אודות המחבר

צוף בן אליעזר

מנהלת התוכן של Powerlink, כאן כדי לעדכן אתכם בכל החידושים ועדכוני המערכת בתוכנה. היא גם כאן בשביל מרפסת השמש. אבל בעיקר כדי לעדכן אתכם.

השאירו תגובה